山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

言葉のかけら(挑戦する自由)

人は生きている限り、何度でも同じことに挑戦できる。
そして、挑戦するものを変えることもできる。
挑戦しないことさえ、できる。

うまくいくかはさておき、挑戦する自由はいつも自分にある。

そういえば最近勝負してないなあ、、、

【独り言】自分を信じてもいい頃

思えばいつも、ロクに手垢も付いていない借り物の何かで、目の前の問題をなんとかしようと焦っていたような気がする。

気がつけばいいことも悪いことも30年以上。昔の「借り物」もそろそろ熟成してきた頃だろう。

自分に一番合ったやり方は、外の世界ではなく自分の足跡と自分の身体の中に埋まっているはず。

いい加減、自分を信じていい頃ではないだろうか

言葉のかけら(仕事を自分の上に置く)

個人的な感情としては不愉快だが、顧客や全体像のことを考えて受け入れる。それが「仕事を自分の上に置く」ということ。

一見「当たり前」のことだが、問題はそれを「いつも」保ち続けられるか。

不愉快を受け入れるには度量がいる。人は感情の動物、時には少し時間をおいて頭を冷やしてみるのもいいだろう

【本の紹介】早く帰りたい!仕事術

おすすめ度:★★★★☆(4/5)

読了日:2017/07/17

底本:GTD、タスクシュート、マニャーナの法則

読んだ目的

「処理する時間」のさらなる効率化

本の概要

事務ミス防止や事務の効率化に多数の著書を持つ筆者による、早く帰るための30のコツを紹介した本。

事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションなども幅広くカバーしており、今までの本よりも具体例や状況ごとのおすすめが多く読みやすかった

ポイントと示唆、すること

✔︎行動チェックリスト
◻︎レベルアップさせたい仕事を1つ選び、ゲーム感覚で1週間毎日時間記録と工夫をし、今の作業時間を1割短縮することを目指す
◻︎デスクトップのフォルダは「進行中」「保存用」「よく使うもの(のショートカット)」の3つで管理する。それぞれのフォルダ内は大分類と小分類の2階層までにする
◻︎デスクはモノを置く場所を決め必ずそこに戻す「定置管理」を徹底し、頻度順に仕切りをつけて管理する
◻︎業務フローを見える化し、全体の中での自分の役割、前後工程の仕事と担当者、自分が前工程に期待すること、後行程に期待されていることを整理して共有する

①レベルアップさせたい仕事を1つ選び、ゲーム感覚で1週間毎日時間記録と工夫をし、今の作業時間を1割短縮することを目指す(p74)
【示唆と行動】
→「ゲーム感覚で」というのが面白い。また、1週間と期間を区切ること、1度に一つだけにすることも着実に効果をあげるのに効果的
→実行。まずは毎日時間オーバーしている仕事の計画を取り上げてみよう

②デスクトップのフォルダは「進行中」「保存用」「よく使うもの(のショートカット)」の3つで管理する。それぞれのフォルダ内は大分類と小分類の2階層までにする(p90)
【示唆と行動】
→デスクトップの表示が多ければ多いほど、脳の「ノイズ」による集中力の浪費は大きい
→ただし、実践してみたところ現状行っているデスクトップのショートカット(1_●●、2_●●のようにして数字を押せばそのフォルダが選択されるようにしている)との相性がやや悪く、現状ファイルによっては探す時間が却って増えている状態
→デスクトップのすっきり感は魅力的なので、ショートカットのナンバリング含めファイルの整理ルールを見直し、全体的な効率化につなげる

③デスクはモノを置く場所を決め必ずそこに戻す「定置管理」を徹底し、頻度順に仕切りをつけて管理する(p110)
【示唆と行動】
→デスクの上は割と整理されているが、引き出しの中が混とんとしておりその中を探す時間も気になっている状態
→読後に引き出し用の小物入れ(仕切り付き)を購入し導入済み。引き出しを開けたとき中身が一目でわかる状態を概ねキープできており、時間+集中力節約的にもそこそこいい状態をキープできている
→現状維持

④業務フローを見える化し、全体の中での自分の役割、前後工程の仕事と担当者、自分が前工程に期待すること、後行程に期待されていることを整理して共有する(p151)
【示唆と行動】
→効果は高そうだが話がかなり大きく、まとまった時間を作るのがかなり難しく、また部品レベルでは確認済みであり優先度はやや落ちる
→これ専門にというより日々の業務のチェックリスト化の過程で確認していく感じか

示唆のまとめ

整理整頓による「いつでもやりたいことができる環境づくり」 が事務作業の効率化の基本にして極意

今日から始める3つのこと+3か月後(2017年11月)にどうなっていたいか

①「今日の計画」にかかる時間を記録+工夫

→1週間で1割削減(現状実績15分(見積もり10分)→13分へ)

②デスクトップを「進行中」「保存用」「よく使うショートカット」の3フォルダにし、ファイルとショートカットを整理

→開きたいファイルを迷子にならずに見つけられる(間違ったフォルダを開かない)

③引き出しの中がきれいに維持されている

→実践済み。3か月後も維持

こんな人におすすめ!

事務ミス防止や事務の効率化に多数の著書を持つ筆者による、早く帰るための30のコツを紹介した本。

事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションなども幅広くカバーしており、今までの本よりも具体例や状況ごとのおすすめが多く読みやすかった

事務ミス防止や事務の効率化の専門家による効率化の本で、事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションも幅広く扱われており、特にPCのフォルダ管理と机の定置管理が印象に残りました。

「事務はメインではないけどいつも時間がとられてストレス!」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

言葉のかけら(あきないということ)

自分はうんざりするほど同じことを言ってきたが、相手はそれを聞くのは初めて。

そういう時にも手を抜かず行えるのが「あきない」ということなのだろう

●補足
もちろん自身があきないための工夫(今回の相手に特有の要素に注目するなど)も必要である

【名言】今こそがいざという時

「いまというときがいざというときである。いざというときはいまである。

そのいまと、いざというときを二つに分けて考えているから、いざというとき間に合わない」(葉隠p153)

そうは言っても平時と急時はやはり動きが違うとは思いますが、少なくとも心がけとしては「今こそがいざという時」ということなのでしょうね

【名言】動かなければ省みる

「道理のよく行き届いた言葉には、どんな人でも服従しないわけにはいかない。

(中略)およそ道理が十分行き届いていても、人が服従しない場合には、君子たる者はよく自分自身を反省してみる」(言志四録p155)

長いので引用はしませんでしたが、道理は通っているのに人に従ってもらえない例として

・言葉に怒気がある
・強制する
・威張る
・自身の利便を図る

の4つが挙げられています。

人は感情の動物、というように、やはり道「理」だけでは人は動かないものかも知れませんね。

私自身はこの文を読んで、「取り繕ってもやはり本心は透けるものなんだなあ」という感想を持ちました。

「理屈は通っているはずなのになんでわかってくれないんだ」と嘆きたくなったら、上の4つを再確認してみるのがよさそうですね

●関連
「正面の理、側面の情、背面の恐怖」

⚫︎今回の出典

座右版 言志四録

座右版 言志四録