山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【本の紹介(簡易版)】仕事は「型」にはめなさい!

仕事は「型」にはめなさい!

仕事は「型」にはめなさい!

おすすめ度:★★★☆☆(3/5)

感想

マニュアル、チェックリスト作りの向上のため購入。

「ゴールを決め、それに対するステップを横軸の表形式にし達成日を入れて行く」という「型」の本。

考え方としては面白いが、いかんせん

・必要性や発見経緯の話が長すぎて本題が最後の50ページだけ(ここを読む頃にはだいぶ"力尽きて"いる)
・全体に他の手法を下げる書き方をしている

など、私の目的と噛み合わなかった部分を差し引いても本としての完成度が低く、読みづらく感じた。

個人的にはマニュアルやチェックリスト作りの参考にするなら、「超図解『仕組み』仕事術」や「使える!活かせる!マニュアルのつくり方」などを読む方がいいと思う。

今回の本

仕事は「型」にはめなさい!

仕事は「型」にはめなさい!

【自分の活かし方】役割に合わせて手放す

やり方(一般)と積ん読を整理し、計40冊(既読18、未読22)の本を処分することにした。

判断基準は

・今後の自分に本当に必要か(自分に何を求めるか)
・また欲しくなった時改めて買えるなら一旦処分
・他の本と内容の重複が多い
・ざっと読んでみてレイアウト等が「見返す気」にならない

など。

処分する本の割合としてはプレゼン系の本が多く、トーストをやめたことと、それによる自分自身に求める役割の変化(よい"スピーカー"になることをあきらめた)によるものが大きい。

お金や今後読むかもしれないことより、今の自分にとって必要な本をより取り出しやすく、活かしやすくすることの方が大事。

整理の甲斐あって本棚も気分もすっきりしたし、今までは積み上がって見るのも嫌だった積ん読本の中から「今でも読んでみたい本」も見つけることができた。

また、予期せぬメリットとして、本棚の整理を通じて今後の自分に求める役割をより明確化できたように思う。

今後も季節ごとや本棚の容量ごとに本を整理し、「すっきりした本棚&頭」を維持していきたい

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【仕組み化・コミュニケーション・実践例】不在時の居場所表示板を作ってみました

余っていたホワイトボードを使って居場所の表示板を作ってみました(^^)/

その日に発生した打ち合わせ等の不在時用に

1時間以上の予定は共有のスケジュールに入れていますが、仕事柄その日に発生する15〜30分程度の打ち合わせが多いんですよね(写真の例は出張ですが)。

で、そういう時にも周りの人が把握しやすいように、という趣旨で作成しました。


もちろん声かけもしますが、声をかけた相手も仕事でどこかへ行ってしまう可能性もあります。また、声かけは相手の集中力を下げるので、個人的には単純な要件ではあまりしたくないのもあります。

ちなみに以前は場所カードだけを職場のノートPCの上に置いていてそこそこ好評だったのですが、カードの上に回覧板を置かれて見えなくなるという事例が頻発(^^;;

さらに改良して今回の表示板にしたという経緯があります。

戻り時間表示と書く時間短縮の工夫

見た目通りのシンプルな表示板ですが、ちょっとした工夫として、

  • 場所だけでなく戻る予定の時間も書ける
  • 「戻り」「予定」は固定表示、「場所」もよく行く場所はカードにし、書く文字を極力減らしている(私は字が汚いので、読める字を書くのに時間とストレスがかかるのです、、、汗)
  • 表示版が大きく、回覧版などにまぎれにくい

などをしてあります。

特に戻り時間があると私宛の電話への応答や、同僚が今日中に私への相談できるかの判断がしやすいかなと(1日に20回近く声かけを受ける「相談を受けるのが仕事」の職種なもので……)。

自分に合った工夫を

このあたりは人によっては「隣の人に声かけをすればいいじゃん」というだけの話かもしれません。

ただ、私は声をかけるのが苦手(上に書いた通り相手の邪魔をしたくないのも含む)なので、こういう自分にも相手にも負担になりにくい、自分に合った形で対応することにしました。

これからも私なりの方法で、コミュニケーションを改善していきたいと思います(^-^)/

【本の紹介】仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版(4週目)

おすすめ度:★★★★★(5/5。おすすめ!)

読了日:2017/6/1(4回目) ※2、3回目の記事はありません

底本:なし(この本自身)

読んだ目的

タイムマネジメントの立て直し(特に割り込みとあふれ仕事の対応)

本の概要

「クローズドリストを使い、新しい仕事は『明日やる』」を基本とした仕事術、「マニャーナの法則」について解説した本。

250ページとやや厚めだがかなり読みやすく、また内容もとても具体的で実行しやすい。タイムマネジメント・タスクマネジメントの基本とし、何度でも読み返したい本

ポイントと示唆、すること

①多くの時間と思考が必要だが目標に近づける「本当の仕事」に集中する(p90)
【示唆と行動】
→忙しくなったり体調を崩すと「忙しいだけの仕事」に流される傾向あり
→・システムの復旧とファーストタスクで毎日少しだけでも「本当の仕事」を進める
・時間区分で振り返り、効率的にシステムを改良する

②目標未達が3日続いたら「システムの復旧」(以下)で対処する(p212)
<システムの復旧>
明日のクローズドリストを作る
→たまった仕事をファーストタスクとして片付ける
→システムの点検をする(仕事を抱えすぎていないか?効率は良いか?時間確保は十分か?)

【示唆と行動】
→クローズドリストまではOK。「切り崩し」タスクを作りたまり仕事を「毎日、少しずつ」切り崩す

③新しい仕事は「明日やる」を基本にする(p148)
【示唆と行動】
→「明日やる」ことで、新たに仕事がたまらずスッキリできる
→ついついないかオープンリストに入れためっぱなしあり。「新しい仕事は明日のタスクリストへ」の徹底を

④ファーストタスクは「とにかく」「毎日」「一番初めに」する(p180)
※ファーストタスク:システムの改良やたまり仕事の処理など、「その日に最優先で取り組む」仕事のこと

【示唆と行動】
→「忙しいだけの仕事」に押されて延期が増えている
→ファーストタスクの徹底。スケジュール的に厳しくても5分は行い「ファーストタスクをするリズム」を作る

⑤本当の仕事のために「この仕事は既存の仕事より価値があるか?」を自問し、落ち着いた態度で「まずは断る」習慣をつける(p93)
【示唆と行動】
→断り方に関する本を3冊読む

⑥仕事を完了できなかった時は、何日かに分けて繰越す(p197)
【示唆と行動】
→繰越し仕事をすべて翌日に入れ、結局翌日の計画時にさらに延期する「仕事のお手玉」により仕事の計画に時間ロスが生じている(特に木曜、金曜日)
→緊急度に応じて翌日以降に分散して延期する。そのために木曜時点で来週のタスク記録を作成する

⑦ダッシュ法をより機能させるため、制限時間を厳守する(p230)

※ダッシュ法:作業時間を短く制限し、タイマーなどで測りながら短距離走のように集中して行う方法

【示唆と行動】
→特に考える仕事で時間後もそのまま延長し、リズムのロスにつながっている
→3分以内に終われそうなら続行、それ以上かかりそうなら仕切り直しにする

★示唆のまとめ

新しい仕事は「明日やる」で、ファーストタスクを極力厳守することで仕事の効率と満足度を両立できる

3か月後にどうなっていたいか

・ファーストタスクの達成率8割以上
・たまりタスク(依頼されたもの)がゼロ
・「延期仕事のお手玉」がほぼゼロ

こんな人におすすめ!

タスク管理の定番とも言える、新しい仕事は『明日やる』」を基本とした仕事術の本で、4周目ですがやはり改めて基本の重要さと徹底の難しさを感じました。特に仕事の延期の仕方とファーストタスクの徹底について示唆が得られ、また3か月後頃に読み返し、現状を確認したいと思いました。

「いつも仕事が終わらず、毎日残った仕事を見るたびにうんざり!」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

今回の本

【自分の測り方】自分の定点観測2017/7/16

新しい本棚を買って本を整理したので、久しぶりに「自分の定点観測」をしてみました。

yamadakameimemo.hatenablog.com

既に読んだ本のうち、特に大事にしたい本をカテゴリーごとに新しい本棚に入れることにしました。

というか、本が増えて積ん読も読んだ本も2列+本の上のスペースにまで積んで、我ながら何が何だかわからなくなっていたという……(汗)。


●全体像

●あり方(ベスト)、タスク・時間管理、ミス予防、図解、体調管理

●学び・成長、リーダーシップ、パソコン

●やり方一般

※右端に見えるのは未読の本です。整理前は未読の一番下のような状態にすべての本棚がなっていました(汗)。

●あり方


今回の本棚整理(自分の定点観測)で改めて思ったのは「これから読む本より既に読んだ本が自分の財産」ということ。

最近は新しい本も読んでいますが、半分近くは以前に読んだ本を読み返すようになっています。

今までなんとなく積ん読は整理しても読んだ本はあまり整理しなかったのですが、実際本の内容を役立てる時は読んだ本を見返す時が多いわけで、改めて読んだ本を大事にしようと思いました。

また、見え方がすっきりすると頭の中もかなりすっきりした気がします(ちなみに、本が乱雑に積まれている状態では知らず知らず脳も消耗してしまうそうですね)。

何より、お気に入りの本を読み返したい時にすぐに見つかるのはとてもいいですね(^-^)/

「読む」タイプの私にとって先人の知恵である本は生命線であり、かつその時々の自分を映す鏡でもあります。


今回の経験を糧に、既読も未読も本棚のスペースを「枠」として意識し、乱雑になってきたら本の整理(処分)をしていきたいと思いました。


●おまけ
ちなみにこの本棚にした決め手は、写真のように後ろの段に段差があり、本のタイトルの一部を見ることができるからです。

とっても便利なので、みなさんもよろしければどうぞ(^-^)/

www.bellemaison.jp


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言葉のかけら(みんな特別)

人はみな「特別」である。自分の「当たり前」が相手にとっても当たり前などとは思わないこと。

違いに気付きそれを受け入れられれば、対処することはかなり容易になる(多少の面倒くささはあるかもしれないが)。

まずは自分の「特別」と相手の「特別」の違いを知ることから始めよう

【名言】道の終わりに

「その道に深く分け入ると、最後にはどこまで行っても終わりはないということが分かるので、これでよいなどと思うことができなくなる。

自分は不十分だということを深く考えていて、一生これで十分だと思うこともなく、また自慢の心も起こさず、卑下する心もなく進んでゆく道である」(葉隠p45)


ここまで来ると、悟りというか植物の心というか、道自体と一体になっている気さえしますね汗

自慢の心はないとして、こういう人は最後に自分に満足をして逝くのでしょうか。それともそれも定めとしてただ道とともに静かに消えていくのか、、、

私はまだまだ修行の下の下の段階ですが、せめて心意気だけは日々少しでもこのような境地に近づけるようにしたいと思います


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⚫︎今回の出典

葉隠〈1〉 (中公クラシックス)

葉隠〈1〉 (中公クラシックス)