山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【本の紹介】早く帰りたい!仕事術

おすすめ度:★★★★☆(4/5)

読了日:2017/07/17

底本:GTD、タスクシュート、マニャーナの法則

読んだ目的

「処理する時間」のさらなる効率化

本の概要

事務ミス防止や事務の効率化に多数の著書を持つ筆者による、早く帰るための30のコツを紹介した本。

事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションなども幅広くカバーしており、今までの本よりも具体例や状況ごとのおすすめが多く読みやすかった

ポイントと示唆、すること

✔︎行動チェックリスト
◻︎レベルアップさせたい仕事を1つ選び、ゲーム感覚で1週間毎日時間記録と工夫をし、今の作業時間を1割短縮することを目指す
◻︎デスクトップのフォルダは「進行中」「保存用」「よく使うもの(のショートカット)」の3つで管理する。それぞれのフォルダ内は大分類と小分類の2階層までにする
◻︎デスクはモノを置く場所を決め必ずそこに戻す「定置管理」を徹底し、頻度順に仕切りをつけて管理する
◻︎業務フローを見える化し、全体の中での自分の役割、前後工程の仕事と担当者、自分が前工程に期待すること、後行程に期待されていることを整理して共有する

①レベルアップさせたい仕事を1つ選び、ゲーム感覚で1週間毎日時間記録と工夫をし、今の作業時間を1割短縮することを目指す(p74)
【示唆と行動】
→「ゲーム感覚で」というのが面白い。また、1週間と期間を区切ること、1度に一つだけにすることも着実に効果をあげるのに効果的
→実行。まずは毎日時間オーバーしている仕事の計画を取り上げてみよう

②デスクトップのフォルダは「進行中」「保存用」「よく使うもの(のショートカット)」の3つで管理する。それぞれのフォルダ内は大分類と小分類の2階層までにする(p90)
【示唆と行動】
→デスクトップの表示が多ければ多いほど、脳の「ノイズ」による集中力の浪費は大きい
→ただし、実践してみたところ現状行っているデスクトップのショートカット(1_●●、2_●●のようにして数字を押せばそのフォルダが選択されるようにしている)との相性がやや悪く、現状ファイルによっては探す時間が却って増えている状態
→デスクトップのすっきり感は魅力的なので、ショートカットのナンバリング含めファイルの整理ルールを見直し、全体的な効率化につなげる

③デスクはモノを置く場所を決め必ずそこに戻す「定置管理」を徹底し、頻度順に仕切りをつけて管理する(p110)
【示唆と行動】
→デスクの上は割と整理されているが、引き出しの中が混とんとしておりその中を探す時間も気になっている状態
→読後に引き出し用の小物入れ(仕切り付き)を購入し導入済み。引き出しを開けたとき中身が一目でわかる状態を概ねキープできており、時間+集中力節約的にもそこそこいい状態をキープできている
→現状維持

④業務フローを見える化し、全体の中での自分の役割、前後工程の仕事と担当者、自分が前工程に期待すること、後行程に期待されていることを整理して共有する(p151)
【示唆と行動】
→効果は高そうだが話がかなり大きく、まとまった時間を作るのがかなり難しく、また部品レベルでは確認済みであり優先度はやや落ちる
→これ専門にというより日々の業務のチェックリスト化の過程で確認していく感じか

示唆のまとめ

整理整頓による「いつでもやりたいことができる環境づくり」 が事務作業の効率化の基本にして極意

今日から始める3つのこと+3か月後(2017年11月)にどうなっていたいか

①「今日の計画」にかかる時間を記録+工夫

→1週間で1割削減(現状実績15分(見積もり10分)→13分へ)

②デスクトップを「進行中」「保存用」「よく使うショートカット」の3フォルダにし、ファイルとショートカットを整理

→開きたいファイルを迷子にならずに見つけられる(間違ったフォルダを開かない)

③引き出しの中がきれいに維持されている

→実践済み。3か月後も維持

こんな人におすすめ!

事務ミス防止や事務の効率化に多数の著書を持つ筆者による、早く帰るための30のコツを紹介した本。

事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションなども幅広くカバーしており、今までの本よりも具体例や状況ごとのおすすめが多く読みやすかった

事務ミス防止や事務の効率化の専門家による効率化の本で、事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションも幅広く扱われており、特にPCのフォルダ管理と机の定置管理が印象に残りました。

「事務はメインではないけどいつも時間がとられてストレス!」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

言葉のかけら(あきないということ)

自分はうんざりするほど同じことを言ってきたが、相手はそれを聞くのは初めて。

そういう時にも手を抜かず行えるのが「あきない」ということなのだろう

●補足
もちろん自身があきないための工夫(今回の相手に特有の要素に注目するなど)も必要である

【名言】今こそがいざという時

「いまというときがいざというときである。いざというときはいまである。

そのいまと、いざというときを二つに分けて考えているから、いざというとき間に合わない」(葉隠p153)

そうは言っても平時と急時はやはり動きが違うとは思いますが、少なくとも心がけとしては「今こそがいざという時」ということなのでしょうね

【名言】動かなければ省みる

「道理のよく行き届いた言葉には、どんな人でも服従しないわけにはいかない。

(中略)およそ道理が十分行き届いていても、人が服従しない場合には、君子たる者はよく自分自身を反省してみる」(言志四録p155)

長いので引用はしませんでしたが、道理は通っているのに人に従ってもらえない例として

・言葉に怒気がある
・強制する
・威張る
・自身の利便を図る

の4つが挙げられています。

人は感情の動物、というように、やはり道「理」だけでは人は動かないものかも知れませんね。

私自身はこの文を読んで、「取り繕ってもやはり本心は透けるものなんだなあ」という感想を持ちました。

「理屈は通っているはずなのになんでわかってくれないんだ」と嘆きたくなったら、上の4つを再確認してみるのがよさそうですね

●関連
「正面の理、側面の情、背面の恐怖」

⚫︎今回の出典

座右版 言志四録

座右版 言志四録

言葉のかけら(毎日が誕生日)

今日はお世話になった祖母のお通夜でした。

当たり前と言えば当たり前のことですが、広く見れば毎日が誰かの命日で、そして別の誰かの誕生日。

そうやって世界はつながっていくのだなあとふと思いました。


実は私は子どもを作るつもりはないのですが、子ども以外の方法でこの世界のつながりの中に何かを残していきたいと思います


●関連
「親死ぬ、子死ぬ、孫死ぬ」(一休禅師)

※親が死に、次に子が老いて死に、その次に孫が老いて死ぬ。生まれた順を違わず死んでいく当たり前のことこそ幸せである、ということ

【本の紹介(簡易版)】仕事は「型」にはめなさい!

仕事は「型」にはめなさい!

仕事は「型」にはめなさい!

おすすめ度:★★★☆☆(3/5)

感想

マニュアル、チェックリスト作りの向上のため購入。

「ゴールを決め、それに対するステップを横軸の表形式にし達成日を入れて行く」という「型」の本。

考え方としては面白いが、いかんせん

・必要性や発見経緯の話が長すぎて本題が最後の50ページだけ(ここを読む頃にはだいぶ"力尽きて"いる)
・全体に他の手法を下げる書き方をしている

など、私の目的と噛み合わなかった部分を差し引いても本としての完成度が低く、読みづらく感じた。

個人的にはマニュアルやチェックリスト作りの参考にするなら、「超図解『仕組み』仕事術」や「使える!活かせる!マニュアルのつくり方」などを読む方がいいと思う。

今回の本

仕事は「型」にはめなさい!

仕事は「型」にはめなさい!

【自分の活かし方】役割に合わせて手放す

やり方(一般)と積ん読を整理し、計40冊(既読18、未読22)の本を処分することにした。

判断基準は

・今後の自分に本当に必要か(自分に何を求めるか)
・また欲しくなった時改めて買えるなら一旦処分
・他の本と内容の重複が多い
・ざっと読んでみてレイアウト等が「見返す気」にならない

など。

処分する本の割合としてはプレゼン系の本が多く、トーストをやめたことと、それによる自分自身に求める役割の変化(よい"スピーカー"になることをあきらめた)によるものが大きい。

お金や今後読むかもしれないことより、今の自分にとって必要な本をより取り出しやすく、活かしやすくすることの方が大事。

整理の甲斐あって本棚も気分もすっきりしたし、今までは積み上がって見るのも嫌だった積ん読本の中から「今でも読んでみたい本」も見つけることができた。

また、予期せぬメリットとして、本棚の整理を通じて今後の自分に求める役割をより明確化できたように思う。

今後も季節ごとや本棚の容量ごとに本を整理し、「すっきりした本棚&頭」を維持していきたい

●関連記事
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