山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【本の紹介】仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版(4週目)

おすすめ度:★★★★★(5/5。おすすめ!)

読了日:2017/6/1(4回目) ※2、3回目の記事はありません

底本:なし(この本自身)

読んだ目的

タイムマネジメントの立て直し(特に割り込みとあふれ仕事の対応)

本の概要

「クローズドリストを使い、新しい仕事は『明日やる』」を基本とした仕事術、「マニャーナの法則」について解説した本。

250ページとやや厚めだがかなり読みやすく、また内容もとても具体的で実行しやすい。タイムマネジメント・タスクマネジメントの基本とし、何度でも読み返したい本

ポイントと示唆、すること

①多くの時間と思考が必要だが目標に近づける「本当の仕事」に集中する(p90)
【示唆と行動】
→忙しくなったり体調を崩すと「忙しいだけの仕事」に流される傾向あり
→・システムの復旧とファーストタスクで毎日少しだけでも「本当の仕事」を進める
・時間区分で振り返り、効率的にシステムを改良する

②目標未達が3日続いたら「システムの復旧」(以下)で対処する(p212)
<システムの復旧>
明日のクローズドリストを作る
→たまった仕事をファーストタスクとして片付ける
→システムの点検をする(仕事を抱えすぎていないか?効率は良いか?時間確保は十分か?)

【示唆と行動】
→クローズドリストまではOK。「切り崩し」タスクを作りたまり仕事を「毎日、少しずつ」切り崩す

③新しい仕事は「明日やる」を基本にする(p148)
【示唆と行動】
→「明日やる」ことで、新たに仕事がたまらずスッキリできる
→ついついないかオープンリストに入れためっぱなしあり。「新しい仕事は明日のタスクリストへ」の徹底を

④ファーストタスクは「とにかく」「毎日」「一番初めに」する(p180)
※ファーストタスク:システムの改良やたまり仕事の処理など、「その日に最優先で取り組む」仕事のこと

【示唆と行動】
→「忙しいだけの仕事」に押されて延期が増えている
→ファーストタスクの徹底。スケジュール的に厳しくても5分は行い「ファーストタスクをするリズム」を作る

⑤本当の仕事のために「この仕事は既存の仕事より価値があるか?」を自問し、落ち着いた態度で「まずは断る」習慣をつける(p93)
【示唆と行動】
→断り方に関する本を3冊読む

⑥仕事を完了できなかった時は、何日かに分けて繰越す(p197)
【示唆と行動】
→繰越し仕事をすべて翌日に入れ、結局翌日の計画時にさらに延期する「仕事のお手玉」により仕事の計画に時間ロスが生じている(特に木曜、金曜日)
→緊急度に応じて翌日以降に分散して延期する。そのために木曜時点で来週のタスク記録を作成する

⑦ダッシュ法をより機能させるため、制限時間を厳守する(p230)

※ダッシュ法:作業時間を短く制限し、タイマーなどで測りながら短距離走のように集中して行う方法

【示唆と行動】
→特に考える仕事で時間後もそのまま延長し、リズムのロスにつながっている
→3分以内に終われそうなら続行、それ以上かかりそうなら仕切り直しにする

★示唆のまとめ

新しい仕事は「明日やる」で、ファーストタスクを極力厳守することで仕事の効率と満足度を両立できる

3か月後にどうなっていたいか

・ファーストタスクの達成率8割以上
・たまりタスク(依頼されたもの)がゼロ
・「延期仕事のお手玉」がほぼゼロ

こんな人におすすめ!

タスク管理の定番とも言える、新しい仕事は『明日やる』」を基本とした仕事術の本で、4周目ですがやはり改めて基本の重要さと徹底の難しさを感じました。特に仕事の延期の仕方とファーストタスクの徹底について示唆が得られ、また3か月後頃に読み返し、現状を確認したいと思いました。

「いつも仕事が終わらず、毎日残った仕事を見るたびにうんざり!」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

今回の本

【自分の測り方】自分の定点観測2017/7/16

新しい本棚を買って本を整理したので、久しぶりに「自分の定点観測」をしてみました。

yamadakameimemo.hatenablog.com

既に読んだ本のうち、特に大事にしたい本をカテゴリーごとに新しい本棚に入れることにしました。

というか、本が増えて積ん読も読んだ本も2列+本の上のスペースにまで積んで、我ながら何が何だかわからなくなっていたという……(汗)。


●全体像

●あり方(ベスト)、タスク・時間管理、ミス予防、図解、体調管理

●学び・成長、リーダーシップ、パソコン

●やり方一般

※右端に見えるのは未読の本です。整理前は未読の一番下のような状態にすべての本棚がなっていました(汗)。

●あり方


今回の本棚整理(自分の定点観測)で改めて思ったのは「これから読む本より既に読んだ本が自分の財産」ということ。

最近は新しい本も読んでいますが、半分近くは以前に読んだ本を読み返すようになっています。

今までなんとなく積ん読は整理しても読んだ本はあまり整理しなかったのですが、実際本の内容を役立てる時は読んだ本を見返す時が多いわけで、改めて読んだ本を大事にしようと思いました。

また、見え方がすっきりすると頭の中もかなりすっきりした気がします(ちなみに、本が乱雑に積まれている状態では知らず知らず脳も消耗してしまうそうですね)。

何より、お気に入りの本を読み返したい時にすぐに見つかるのはとてもいいですね(^-^)/

「読む」タイプの私にとって先人の知恵である本は生命線であり、かつその時々の自分を映す鏡でもあります。


今回の経験を糧に、既読も未読も本棚のスペースを「枠」として意識し、乱雑になってきたら本の整理(処分)をしていきたいと思いました。


●おまけ
ちなみにこの本棚にした決め手は、写真のように後ろの段に段差があり、本のタイトルの一部を見ることができるからです。

とっても便利なので、みなさんもよろしければどうぞ(^-^)/

www.bellemaison.jp


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言葉のかけら(みんな特別)

人はみな「特別」である。自分の「当たり前」が相手にとっても当たり前などとは思わないこと。

違いに気付きそれを受け入れられれば、対処することはかなり容易になる(多少の面倒くささはあるかもしれないが)。

まずは自分の「特別」と相手の「特別」の違いを知ることから始めよう

【名言】道の終わりに

「その道に深く分け入ると、最後にはどこまで行っても終わりはないということが分かるので、これでよいなどと思うことができなくなる。

自分は不十分だということを深く考えていて、一生これで十分だと思うこともなく、また自慢の心も起こさず、卑下する心もなく進んでゆく道である」(葉隠p45)


ここまで来ると、悟りというか植物の心というか、道自体と一体になっている気さえしますね汗

自慢の心はないとして、こういう人は最後に自分に満足をして逝くのでしょうか。それともそれも定めとしてただ道とともに静かに消えていくのか、、、

私はまだまだ修行の下の下の段階ですが、せめて心意気だけは日々少しでもこのような境地に近づけるようにしたいと思います


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⚫︎今回の出典

葉隠〈1〉 (中公クラシックス)

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【名言】過ちがないのが大忠節

「殿が考えておられることを、よく修正して、それを過ちがないようにするのが大忠節というものである」(葉隠p51)


上の立場の人ほど、細かい現場の手順や相手の感情には疎くなりがち(また、役割分担を考えるとこれらにあまり詳しいのも考えもの)。

細々としたことに気を回し、上の人の意向をベストの形で、そして恥をかかないように実現するのがいい部下なのでしょうね

⚫︎今回の出典

葉隠〈1〉 (中公クラシックス)

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【本の紹介】生産性が高い「残業ゼロ職場」のつくり方

おすすめ度:★★★★★(5/5。おすすめ!)

読了日:2017/05/29

底本:職場の問題地図、マニャーナの法則、タスクシュート、GTD

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1.読んだ目的

チームを定時で返すための指示出し、動き方を学ぶ

2.本の概要

経営コンサルタントによる、残業ゼロ職場のつくり方を「意識」「業務」「精度」の3つの切り口でわかりやすく説明した本。

経営コンサルタントらしく話がよく整理されておりわかりやすい。

時間の記録の切り口として「成果を生み出す時間」「種まき時間」「処理する時間」などは全体像を分析するのにとても有用で、ぜひ今の記録に取り入れてみようと思った。

また、仕事の精度が高く短時間で仕上げる人を「ウルトラマンタイプ」と呼称する(確かにウルトラマンは3分という限られた時間で「良い仕事」をする(笑))など、ユーモアもありクスリとさせてもらった。

私は流し読みだったが勤務管理関係の制度にも触れており、管理職の方が残業ゼロ職場を作るのにかなり強力な助けになるのではないかと思う。

3.ポイントと示唆、すること

✔︎行動チェックリスト
◻︎まずは5つの時間区分で分析し、ふり返るときの切り口として「『成果を生む時間』を最大化する」と「成果をあげる時間の時間当たりのアウトプットを最大化する」 を活かす
◻︎まず自分でやった中で成果があがった+取り掛かりやすいもの(ショートカットキーなど)を紹介し、組織的な取り組みの土壌を作る
◻︎体調が悪い時もいつもしている手順(=工夫)は極力順守する。チームメンバーのタイプに合わせた指示、フォローを行う
◻︎分析精度を上げるため、特に割合が多い「生み出す時間」については時間記録に「11」(生み出す時間-主体業務)などの形で記号化して取り入れ、1週間をまとめて集計してみる
◻︎まず業務を見える化し、誰でもできるようにフローチャート化と業務手順書を整備し、その過程で仕事のムダをなくす(ビジネスプロセスリエンジニアリング)


①「生産性=アウトプット ÷ インプット」。最小時間で最大の成果を上げるには「『成果を生む時間』を最大化する」と「成果をあげる時間の時間当たりのアウトプットを最大化する」の2つのアプローチが必要(p21、63)
【示唆と行動】
→アプローチからまとめると「成果=成果を生む時間×成果をあげる時間あたりの生産性」となり、よりわかりやすくなる
→2つのあぴろーちをあとで出てくる「5つの時間区分」と合わせて考えることで、全体としての「アウトプット÷インプット」で考えるよりも課題が絞れ、よりメリハリの効いた対策が可能になる
→まずは5つの時間区分で分析し、ふり返るときの切り口として「『成果を生む時間』を最大化する」と「成果をあげる時間の時間当たりのアウトプットを最大化する」 を活かす


②組織としての成果をあげるためには、個人的取り組みだけでなく組織的取り組み(2Sやビジネスプロセスリエンジニアリング)も必要(p33)
【示唆と行動】
→どうしてもとっつきやすい「自分だけで完結する効率化」だけをしてしまいがちだが、そこである程度結果を出した後はやはり組織的な取り組みが必要
→まず自分でやった中で成果があがった+取り掛かりやすいもの(ショートカットキーなど)を紹介し、組織的な取り組みの土壌を作る


③人は「仕事の精度」と「仕事にかかる時間」で「ウルトラマン(早くて質が高い)、ルパンの石川五右衛門(遅いが質は高い)、サザエさん(早いが質が低い)、のび太くん(遅くて質も悪い)」の4タイプに分かれる。目指すべきは仕事にかかる時間が少なく、かつ精度も高いウルトラマンタイプ(p37)
【示唆と行動】
→様々な効率化とミス予防の工夫の甲斐もあり、自身はウルトラマンにかなり近づけているとは思う。ただし元々はのび太君タイプ(答えを出すのに時間がかかる+うっかりしやすい)なので、体調が悪い時など地が出ないよう注意が必要。あとは、ミス予防のためにかなり厳重にしていることを仕事全体のバランス(ミスを許容できるか)をにらみながら調整する
→自分だけでなく、チームメンバーがそれぞれどのタイプかも判断し、それに合わせた指示やフォローをする
→体調が悪い時もいつもしている手順(=工夫)は極力順守する。チームメンバーのタイプに合わせた指示、フォローを行う


④時間を「5つの時間」とそれぞれの「5つの業務区分」に分類して記録、分析することで、より質の高い時間の使い方ができる(例えば、有能な人は生み出す時間が多く、その中でも主体業務が多い)(p69、73)
【示唆と行動】
→時間の分類の枠組みとして大変有用。今までの枠組みだと「成果との関係性」がわかりにくかったが、この枠組みなら時間と成果の関係が一目瞭然で、分析や次の手にもつながりやすい
→読後から既に取り入れており、上記5つの区分のうち、多くが「生み出す時間」であることや予定外のことは「処理する時間」が比較的多いなど傾向も見えてきた
→分析精度を上げるため、特に割合が多い「生み出す時間」については時間記録に「11」(生み出す時間-主体業務)などの形で記号化して取り入れ、1週間をまとめて集計してみる(その他の4区分については判定の手間も考え現時点ではあえて業務区分は判定しない)


⑤まず業務を見える化し、誰でもできるようにフローチャート化と業務手順書を整備し、その過程で仕事のムダをなくす(ビジネスプロセスリエンジニアリング)(p99、119)
【示唆と行動】
→業務手順書については簡単だが着手している。ただし、全体像の見える化に関しては職種の違う同僚の助けが大いに必要
→まずは情報提供やリーダーへの簡単な協力依頼などで「効率化のための工夫をする素地」を作ることを優先する

★示唆のまとめ

最小時間で最大の成果を上げるには「『成果を生む時間』を最大化する」と「成果をあげる時間の時間当たりのアウトプットを最大化する」の2つのアプローチが重要で、そのためには時間の記録と分析、職場全体を巻き込むことが必要

4.今日から始める3つのこと+3か月後にどうなっていたいか

①分析精度を上げるため、特に割合が多い「生み出す時間」については時間記録に「11」(生み出す時間-主体業務)などの形で記号化して取り入れ、1週間をまとめて集計してみる

→上記を実践し、「生み出す時間」の中の内訳まで把握できている

②まず自分でやった中で成果があがった+取り掛かりやすいもの(ショートカットキーなど)を紹介し、組織的な取り組みの土壌を作る

→3つ以上紹介できている

③体調が悪い時もいつもしている手順(=工夫)は極力順守する。チームメンバーのタイプに合わせた指示、フォローを行う

→いつも実践できている+チームメンバーのタイプを把握し、1つ以上その人に合わせた指示やフォローをできている


こんな人におすすめ!

経営コンサルタントによる、残業ゼロ職場のつくり方を「意識」「業務」「精度」の3つの切り口でわかりやすく説明しており、整理されてわかりやすいだけでなく適度なユーモアも盛り込まれており素晴らしい本。

特に「生み出す時間」「処理する時間」などの5つの時間区分は現状把握と自分に合った打ち手の立案に非常に有用と感じました。

「自分たちの状況に合わせた打ち手で無理なく残業を減らして成果をあげたい!」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

今回の本

言葉のかけら(人に優しい副作用)

己に厳しく、人に優しいことはよいことだが、実は「副作用」もある。

それは、無意識に「上から目線」になりがちなこと。

自身に周囲より高いものを求める分、ある意味無理もない部分もあるが、それゆえに危険。

自分に高いものを求めつつ、かつ他の人には「横から目線」でいられること。

それが本当の意味での「己に厳しく、人に優しい」と言えるのだろう。


●補足
もしどうしても上から目線になってしまうときは、尊敬する人や歴史上の偉人などと自分を比べてみよう。

あまりの自分の至らなさに、上から目線になる余裕などなくなるはずだ


※ちなみに私は孔子ドラッカーと比べ、その度に自分のあまりの情けなさに言葉がなくなります(汗)。