山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【時間術】A4ホワイトボード+ふせんタスク管理初めました

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Facebookの過去投稿の加筆修正記事です)

(※2016/5/13より、この考え方を応用しエクセルでのタスク管理に移行しています。

詳細はこちら↓

【時間管理・仕組み化・実践例】エクセルタスク管理、はじめました - 山田太郎(仮名)のメモ帳

 

 

とりあえず、ある本に書いてあったことを初めてみた記念。

使い古された言葉だけど「鉄は熱いうちに打て」

ということで。

 

なかば「今これだけ仕事を抱えてるからあまり

余計な仕事頼まないで」という周囲へのアピール

のために始めたのだけど(笑。でも本の紹介の仕方も

そういう用途だった)、案外使えるので紹介。

 

 

左から時間軸で「未処理」「進捗中」「済(見辛くてすいません)」

の3カテゴリ。ちなみにホワイトボード自体はA4程度の大きさです。

 

朝に5~10分程度でその日にすることを一通りふせんに書き、

重要度と緊急度の2軸から優先度を決定し、「未処理」に貼る。

優先度は「ピンク(高)」「黄色(普通)」「青(後日でもよい)」

と一目で全体像を見やすいよう工夫。

 

処理した順番ごとに「済」へ。自分が終わっても他の人のチェックや

手続きなど「完了していない」なら「進捗中」へ置き、完了したら「済」へ。

あとは朝の段階では予想していなかった追加の仕事を適宜ふせんに

書いて「未処理」に追加していく。

 

 

以前は毎日A4の紙1枚でアナログですること管理をしているけれど、

割り込み仕事が多い仕事柄、仕事の順番を組み替えるのが

面倒くさく「次に何をするか迷わなくて済む」という

タスク管理の一番の目的が達成できていなかった。

 

しかし、このスタイルだと、ふせんに書き込む手間は少し

かかるものの、仕事の順番を組み替えるのがとても楽。

 

しかも、紙管理は1日の最後にはぐちゃぐちゃになり

何をしたか、できなかったか見づらいが、これなら一目で

「今日したこと」が「見てわかる」ため仕事終わりの

満足感もある。

 

ちなみに今はふせんに見積もり時間と実際にかかった時間を書き、

振り返る際の参考にしています(予定通りに行かなかった日が、

予想外の仕事が多すぎたのか、見積もりが甘かったのかの参考のため)。

 

仕事柄、相手のある仕事が多いので「手はつけたけど相手の反応待ち」

(上で言う「進捗中」)も多く、これを初めてから、「次に何をするか」

「何は相手の反応待ちでいいか」が一目で把握でき、非常に仕事がしやすく

なりました。

 

かかる時間は朝の計画含め15~20分くらいでしょうか(朝にまとめて

ふせんを書く以外は細切れ時間なので正確にはわかりませんが)。ただ、

「仕事のリズム」というのは私の場合は能率に非常に影響するので、

 十分元は取れて余りあると思っています。

 

 

正直、結構いい広いもの(アイデア)でした。バージョンアップしながら

今後も続けようと思います。

 

仕事の洪水に流されて一日の終わりに「やたら疲れたけど、

今日何やったんだっけ……?」という人はぜひ試してみて下さい。



●今日の一言
「満足度の第一歩は見える化から」

 

●関連記事(現在やっているエクセルでのタスク管理)

yamadakameimemo.hatenablog.com

 

◆補足

Facebookへのコメント返しをせっかくなので転載。

 

そうなんですよ、未処理だけ「見える化」すると周りからはそこ(未処理)だけ見えるのでツッコまれるんです(笑)。「ふせんが減っている(or内容が変わっている)」ことまでは周りはあまり見てくれないんですよね~

ということで、「やったこと」も見える化することで、いかにヤバい状況か周りからも見てわかる、という……小細工といえば小細工ですけどね(^^;) まあ周囲へのアピールはとにかく、仕事の能率を上げるのにかなり役立ってくれています。

ちなみに上の写真はかなり余裕のあった時期で、最近はタスクの量が倍以上になっておりふせんで上記のホワイトボードが埋め尽くされています。正直、自分で見ててウンザリします(;´Д`)

でも、朝の時点でそういう状態だと優先度が低い仕事は嫌でも後に回すし、他の人に任せられるものは相手の状況見て頼もうと思えるので、これはこれでタスク管理の向上にはかなり有効です。ふせんの消費量がエコじゃないのを除けば(^^;)