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山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【今日の予期せぬ成功+今日の反省】2015/09/09

予期せぬ成功 時間管理・効率化 コミュニケーション・人間関係 ミス予防・リスクマネジメント 学び・成長

◯昨日は1日だけの夏休みだったが、たまった仕事の評価をまず行った(時間術・効率化)

 

→未確認の仕事で一番怖いのは、実は気づかない急ぎ仕事があり今している仕事に割り込まれ、リズムとスケジュールが狂うこと。

 

仕事の全体像を把握し、状況を掌握する(=見落としがないかと気にしなくてよい状態にする)のは休み明けの基本にして重要ポイント

 

 

◯夏休みでたまった仕事の評価に、とっさの思いつきで3色のふせんを使い、効率的に仕分けできた(時間術・効率化)

 
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(写真はイメージ。赤=急ぎ仕事 の場合)
 
→たまっている仕事は書類チェックがメインだったため、アナログのふせんで色分けが可能だった。
 
当初はもう1サイズ大きなふせんに緊急度を書こうと思っていたが、そうすると「ペンに持ち変える」→「書く」→「貼る」の3アクションが必要で、リズムも悪い。色付きふせんを使うことで「貼る」の1つだけで十分であり、仕事の仕分けのリズムを作るのに大いに役立った。今後も活用したい。なお、机が狭く置く場所では分けられなかった 
 
 
◯相手の理解度を考え、「厳密で正しいが他の人はあまり使わない言葉使い」から「正確さは許容範囲だが職場で他の人がよく使っている言葉使い」に変更した(コミュニケーション)
 
→「正しさ」と「使いやすさ」のバランスは、コミュニケーションする相手を見て決める。「正しく」したゆえに相手に馴染みのない言葉となり、かえって混乱の元となることもある。言葉の選択は勘違いが起きた場合のリスクとの天秤だが、職場内なら訂正も容易なためある程度は郷に入っては郷に従ったさじ加減でもよい
 
●関連
「為政者は些事にこだわらず」(出典不明)
 
 
△気付きメモが殴り書きで読めず、せっかくの気付きが再現できず台無しに(学び・リスクマネジメント)
 
→まず、焦っていても出来る限り読める字で書く。ひらがなやカタカナより、意外に感じの方が後から見返しやすかったりする(形の印象と雰囲気で読めるからか?)。また、気づきメモは記憶が新しい3日以内に清書(ブログネタへメモ)する
 
 
△他の人にやって欲しいことに関して口を滑らせじぶんがやると言ってしまい、軌道修正で無様をさらした(コミュニケーション)
 
→自分でするべきではないことについては、申し訳なさはあるにせよある程度毅然と他の人に頼むこと。軟弱な対応は帰ってやりたくなさ(するべきではないにせよ)が目立ち、自分自身の信頼までも損ねてしまう
 
 
△ややこしい案件だが考えながら話してしまい(先にある程度の結論は伝えたものの)、相手にも自分の思考過程をなぞらせてしまう「迷子感」のある話し方をし、相手の理解度をやや下げてしまった(コミュニケーション)
 
→まず、考えがまとまるまでは基本的に沈黙し、まとまってから話すこと。その上で、歯切れよくできる限り断言する形で話す(たとえ「どうしようもありませんな」でも)。
 
同じ内容でも話し方で印象も聞いている側のストレスもかなり違う。プロたるもの、話し方で相手に損をさせることがあってはならない(正しい内容でも上手く伝わらなければ損になる)。
 
※相手を育てるために意図的に思考過程を口に出すのはアリだが、今回はそういうものではなかった