山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【実践例・仕組み化・チェックリスト】「チェックリスト作成のためのチェックリスト」を作りました

今回は「自分のしていることをすべてチェックリストにするにあたり、その効率化のため土台になる『チェックリスト作成のためのチェックリスト』を作ってみました」という話です。

自分チェックリスト化宣言

今、仕事や自分の棚卸しもほぼ終わり、今後に向けて自分の仕事を色々改良しています(仕事の棚卸し記事はもう少々お待ちください……)。

この2月、自分を振り返ってみて、やはり自分の強みは「型」(仕組み)を作りそれを改良していくことだと改めて感じました。

裏返すとアドリブが絶望的に苦手とも言いますが、「今更自分は変えられない」(ドラッカー)ので、自分の強みを活かして自分のしていることを片っ端からチェックリスト化しようと考えています。

ちなみに、私は元々この手のことが好きなので既に出張時の持ち物チェックリストや一部の事務作業用の手順書は作っていましたが、それらも含め対象を大幅に拡大(もちろん優先順位はつけますが)し、既に作ったものも改良仕様と考えています。

チェックリストの効用~早い、安定、温存できる

ちなみに、チェックリストの効用というのは、大きく

  • 仕事が早くなる(「思い出す時間」や「考える時間」を減らせるため、最短の作業時間で済む)
  • 抜け漏れがなくなり安定した成果を出せる(=それによる手戻りや予定の変更もなくなる)
  • 集中力を温存できる(考えずに済むため、集中力を単純作業に使わず、ほかのもっと集中力を使うべき仕事に割り振れる)
  • 仕事の「軸」となるため、細部まで含め仕事が均一化し、改良させやすい(”なんとなく”仕事をしているとポイントは押さえていても細部では「やったりやらなかったり」になりがち)
  • 部下の育成にも役立つ(よくできたチェックリストはそのまま「初めての人でもできる」マニュアルになる)

などがあります。

チェックリスト作成のためのチェックリスト、作ってみました

これからたくさんのチェックリストを作るのに先立ち、まずは「チェックリスト作成のためのチェックリスト」を作ってみました。

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(エクセルデータを画像として張り付けたものです)

実はこれは第2版で、初版、第2版ともにそれぞれ1時間程度かけて作成しています。

ちなみにこちらが第1版。

第2版は色使いや体裁など、使い勝手が大幅に改善しているのがよくわかると思います。

作成時のポイント

作る際に特に気を配ったのは

  • 細かい手順も省略せず載せる
  • ToDoで流れを、詳細で手順を、コツに自分の経験をと、初めての人でも使え、かつ一定以上の質を確保できるようにした
  • 使い勝手に関しても項目を入れ、時間も多めに割り振った(今までもこの手の自作資料を作ってましたが、使い勝手が悪く結局数日しか使わないものが多かったので……)

あたりですね。

実はこのチェックリストを作ったのは3日ほど前で、今日はこれを使いながら早速「仕事のふりかえりのためのチェックリスト」も作ってみましたが、十分合格点を与えられる実用性でした(^^)/

おわりに

これを活用し、これからも片っ端から自分の仕事をチェックリスト(型)に落とし込み、改善をしていきたいと思っています。

もし、すでにこういうチェックリストを作って使いこなしている人がいたら、ぜひコメントいただければうれしいです。

もしまだこういうものを作っていない人も、こういう「軸」となるチェックリストがあると仕事の改善もとてもしやすく、かつちょっと楽しい(笑)ので、ぜひみなさんも作ってみてくださいね!

もしデータが欲しい人がいたら、その旨コメントに書き込んでいただければ送らせていただきます(他の人の役にも立てばこれに勝る喜びはありませんから……)。


これからもまた「実践例」タグを中心に自分の仕事の工夫を紹介していこうと思っていますので、楽しみにしていてくださいね!(^^)/


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●参考(チェックリスト作成に役立つ本)
アナタはなぜチェックリストを使わないのか?【ミスを最大限に減らしベストの決断力を持つ!】
超図解 「仕組み」仕事術 最新版 (MAJIBIJI pro)
知れば、できる。仕事上達カンニングペーパー「パーソナル・チェックリスト」の作り方