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山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【実践例・時間管理・自分の活かし方】やめて、頼んで、減らして、効率化して、専念する その3(減らす)

★おすすめ記事 時間管理・効率化 成果・貢献 自分の活かし方 実践例 画像・図解・写真付き

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自分の仕事の見直しの連続記事、今回は3回目、「減らす」についてです。

今までの記事はこちら

yamadakameimemo.hatenablog.com
yamadakameimemo.hatenablog.com


やめる、頼む、減らす、効率化する、専念する……「減らす」について

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以前からお伝えしているように、していることを整理する時、この図のように

  • やめる
  • 頼む
  • 減らす
  • 効率化する
  • 専念する

この5つにわけて考えると便利です。

そして、今回はこの中の3つ目の「減らす」について

  • 私が今までやっていて効果があったこと
  • 私がこれからしようと思っていること

も含めてご説明します。

減らす~「今、本当に必要か?」を考える

「減らす」は「自分がする必要があることだが、量を減らす」ことが当てはまります。

例えば「回覧されてくる資料はすべては読まず結論とタイトルのみ読む」ことなどです(特に”いつか役に立つかも”系資料)。


ここでのポイントは目的を軸に「今、何が必要か?」を考えることです。

例えば、今まさにしている仕事の資料ならば当然通読する方がいいでしょう。

逆に今は必要ないけど、”いつか役に立つかも”という資料ならば、今じっくり読んでも”役に立つ時”まで覚えていられるかわからないので、結論とタイトルのみ読んで「どんな資料があるか把握しておく」程度でいいかも知れません。

なお、これを決める時は組織やチーム内での自分の立ち位置や役割を意識するとより判断がしやすくなるでしょう(例えば、現場の人間と管理職では同じ情報でも必要な詳細度が違うことはしばしばです)。

”こだわり”はほどほどに

ちなみにこの「減らす」には「必要とされるものを大幅に超えるものを作らない」(こだわりすぎずに「相手の期待+α」程度にする)のも含まれます。

特に自分の興味のある分野では、人はどうしても無意識にこだわってしまいがちです。ただ、例えば「専門家向けの話を一般の人にしてもかえって理解できなくなる」ように、こだわりは必ずしも成果につながるとは限りません(「なんか難しい話だった」で行動につながらなければ意味がありません)。

また、「must」(達成しなくてはならない合格点)と「want」(余裕があればこうしたいというこだわり)をわけて考え、余裕に応じて線引きをするのも全体としての仕事の質を向上させるのに効果的です(私はこれでかなり気が楽になりました)。

もちろん、こだわり自体は決して悪いものではないのですが、自分のこだわりを”ほどほど”にするためにも、上に書いた「目的」と「全体像の中での意味」を考えるといいでしょう。

その他の注意点

ちなみに、この「減らす」は場合によっては上司やほかのメンバーへの気配りと相反してしまいますが、どうするかは自分の余力とチームの仕事の成果を見ながらバランスをとるのがよいでしょう。

また、一旦「減らした」ことを余裕ができたら復活するのもOKです(特に「重要だけど緊急ではないこと」は余裕ができたら復活するのが望ましいでしょう)

「効率化」との違い

なお、「減らす」は一見次に出てくる「効率化」と似ていますが、効率化との違いは「すること自体を減らすかどうか」にあります。

例えば、回覧されてきた資料をすべては読まず、目次とタイトル、結論のみ読んで「どんな資料があるのかを把握しておく」だけにとどめるのは「減らす」に当たります(「本文をすべて読む」のを減らしている)。

これに対し速読術などを学び、最初から最後まで読むが読むスピードを速くして時間を短縮するのは「効率化」にあたります。

ただし、減らすと効率化は必ずしも厳密に分ける必要はないので、あまりこだわらなくてもいいと思います。

やっていたこと、これからすること

●私がやっていたこと

効果 項目
大    供覧物、資料は原則目次や結論のみ見る(必要な時に資料の存在を思い出せる程度でよい)
中    受けた依頼に対しての締め切りの確認
中?   相手の都合を見込んでの電話のタイミング決め

例に挙げていた資料の読み方についてはすでに実践済みで、「机の上に分厚い回覧資料が積みあがる」というストレスにも効果的でした(^^)/


●これからすること

効果 項目
大    資料作りなどはmustとwantの2つを意識して行う
中    受けた依頼に対しての締め切りとゴールの確認
中    打ち合わせ時のゴール確認、ホワイトボードの活用

資料作りのmustとwantはふり返り後に実践していますが、上に書いた通り自分の精神衛生面と、仕事の全体的な向上に役立っています(^^)/

まとめ

今回は、「減らす」について説明しました。
「”今”の必要性を考え、することを取捨選択する」がポイントです。
自分の仕事をより早く、より質の高いものにしたい人はぜひ試してみてくださいね!(^^)/

次回はいよいよ「効率化」について説明する予定です。お楽しみに!(^^)/


●関連記事
【時間管理・成果・自分の活かし方】やめて、頼んで、減らして、効率化して、専念する その1(やめる) - 山田太郎(仮名)のメモ帳
【時間管理・成果・自分の活かし方】やめて、頼んで、減らして、効率化して、専念する その2(頼む) - 山田太郎(仮名)のメモ帳


●参考

残業ゼロ! 仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術 (アスカビジネス)

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