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山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【本の紹介】迷惑をかけないExcel

迷惑をかけないExcel

迷惑をかけないExcel

おすすめ度:★★★★★(5/5。おすすめ!)

読了日:2017/2/27

底本:たった1日で即戦力になるExcelの教科書

yamadakameimemo.hatenablog.com

1.読んだ目的

効率的かつ保守性の高いエクセルシートを作り、(自分がいなくなっても)チームの力を引き出し続ける

2.本の概要

「実践ワークシート協会」の代表理事で20年以上エクセルの活用法について啓発活動をしてきた著者による、「自分がいなくなっても使いやすいエクセル」の作り方の本。

エクセルの原則やケーススタディ、すでに使っているエクセルが「迷惑をかけない」か判定するための診断ツールなど、著者が経験豊富だけありメリハリも利いていてかなり勉強になる。

「エクセルはコンテストのための作品ではなく実務のための道具。あなたのエクセルはいつか必ず誰かに引き継がれる」ということを耳にタコができるほど書いてあり、刷り込まれた。次の人のことを考えたメンテナンス性の高いエクセルシートを作ろうと思う。「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」と合わせ、ぜひ読んでほしい

3.ポイントと示唆、すること

✔︎行動チェックリスト
◻︎エクセルで何かを作るときは、「エクセルで技術的に可能か」よりも「自分が、できるか」や「使う予定の人が、想定される環境で本当に使えるのか」を考える(p29)
◻︎エクセルを設計する時は処理の流れを「入力」「計算」「出力」の3つの段階に分け、この3つは原則別のシートにわけて行うと作りやすく、かつメンテナンスしやすくなる(p49)
◻︎横軸に流れとしての「入力」「計算」「出力」を、縦軸に「機能(手入力)」・「関数」・「VBA(マクロ)」のどれで実現するか(または組み合わせるか)を考えると整理しやすい(p72)
◻︎入力は「すっぴん」の着飾らないデータでよい(処理しやすくするため必要に応じてテーブル設定はしておく)(p98)
◻︎一つのセルに長い長い数式を書くより、複数のセルを作業セルとして使う方がメンテナンスがしやすく実は「上級者」の使い方
◻︎「ワークシート診断ツール」を使うと、細かいチェックをしなくても自分のエクセルが「迷惑を書けないエクセル」か自動的に判定してくれる


①エクセルで何かを作るときは、「エクセルで技術的に可能か」よりも「自分が、できるか」や「使う予定の人が、想定される環境で本当に使えるのか」を考える(p29)
【示唆と行動】
→難しいやり方(=属人的なやり方)は引き継ぐのが難しい
→「使う予定の人」や「引き継ぐ予定の人」のレベルに合わせないと自分がいなくなった後は使われない「宝の持ち腐れ」になってしまう
→今の努力を将来「宝の持ち腐れ」にしないためにも極力「誰でも使えるエクセル」を目指す(必要に応じて「使い方」シートなども作る)

②エクセルを設計する時は処理の流れを「入力」「計算」「出力」の3つの段階に分け、この3つは原則別のシートにわけて行うと作りやすく、かつメンテナンスしやすくなる(p49)
【示唆と行動】
→実行。エクセルに限らず、仕事全般にも応用が利くだろう(インプット→処理→アウトプット)

③横軸に流れとしての「入力」「計算」「出力」を、縦軸に「機能(手入力)」・「関数」・「VBA(マクロ)」のどれで実現するか(または組み合わせるか)を考えると整理しやすい(p72)

【示唆と行動】
→機能、関数、マクロは一長一短だが、効率性と保守性のバランスを考えるとまず関数をメインに考えるのがいいだろう(特にマクロは以前の私のように「拒否反応」がある人もいるはず)
→②と合わせて実行。エクセルを設計する時はまずしたい処理を書き、その下に②・③のマトリックスで実現方法を書く流れで

④入力は「すっぴん」の着飾らないデータでよい(処理しやすくするため必要に応じてテーブル設定はしておく)(p98)
【示唆と行動】
→実行

⑤一つのセルに長い長い数式を書くより、複数のセルを作業セルとして使う方がメンテナンスがしやすく実は「上級者」の使い方(p137)
【示唆と行動】
→これも思考法全般に応用が利きそう
→実行。ただし外部に出すデータの場合は作業セル+非表示だと混乱を招く可能性もあるので、必要なら多少長い数式も許容する

⑥「ワークシート診断ツール」を使うと、細かいチェックをしなくても自分のエクセルが「迷惑を書けないエクセル」か自動的に判定してくれる(p184)
【示唆と行動】
→考え方としてはとても便利。ただし、現段階だと「やった方がいいこと」が大量に出てきてしまい混乱しそうなので、エクセルの勉強2週目のあたりで使ってみよう

★示唆のまとめ(統合)

エクセルは仕事の道具であり、いつかは誰かに引き継がれる。それを念頭に効率だけでなくメンテナンス性も高い「迷惑をかけないエクセル」を作ろう

4.3か月後にどうなっていたいか

エクセルが苦手な人でも「使い方」シートを見ながら最小限の処理ができるエクセルを作れる

こんな人におすすめ!

「実践ワークシート協会」の代表理事で20年以上エクセルの活用法について啓発活動をしてきた著者による、「自分がいなくなっても使いやすいエクセル」の作り方の本。

エクセルの原則やケーススタディ、判定用ワークシートなど様々な切り口からとにかく「エクセルは道具。誰にでも引き継げるものを作れ」という強いメッセージを感じました。

Excelを使っているけど、これって他の人も使えるのかな……」とふと思った人や今の自分の頑張りを将来に渡っても役立て続けたい人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

今回の本

迷惑をかけないExcel

迷惑をかけないExcel