山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【仕組み化・コミュニケーション・実践例】不在時の居場所表示板を作ってみました

余っていたホワイトボードを使って居場所の表示板を作ってみました(^^)/

その日に発生した打ち合わせ等の不在時用に

1時間以上の予定は共有のスケジュールに入れていますが、仕事柄その日に発生する15〜30分程度の打ち合わせが多いんですよね(写真の例は出張ですが)。

で、そういう時にも周りの人が把握しやすいように、という趣旨で作成しました。


もちろん声かけもしますが、声をかけた相手も仕事でどこかへ行ってしまう可能性もあります。また、声かけは相手の集中力を下げるので、個人的には単純な要件ではあまりしたくないのもあります。

ちなみに以前は場所カードだけを職場のノートPCの上に置いていてそこそこ好評だったのですが、カードの上に回覧板を置かれて見えなくなるという事例が頻発(^^;;

さらに改良して今回の表示板にしたという経緯があります。

戻り時間表示と書く時間短縮の工夫

見た目通りのシンプルな表示板ですが、ちょっとした工夫として、

  • 場所だけでなく戻る予定の時間も書ける
  • 「戻り」「予定」は固定表示、「場所」もよく行く場所はカードにし、書く文字を極力減らしている(私は字が汚いので、読める字を書くのに時間とストレスがかかるのです、、、汗)
  • 表示版が大きく、回覧版などにまぎれにくい

などをしてあります。

特に戻り時間があると私宛の電話への応答や、同僚が今日中に私への相談できるかの判断がしやすいかなと(1日に20回近く声かけを受ける「相談を受けるのが仕事」の職種なもので……)。

自分に合った工夫を

このあたりは人によっては「隣の人に声かけをすればいいじゃん」というだけの話かもしれません。

ただ、私は声をかけるのが苦手(上に書いた通り相手の邪魔をしたくないのも含む)なので、こういう自分にも相手にも負担になりにくい、自分に合った形で対応することにしました。

これからも私なりの方法で、コミュニケーションを改善していきたいと思います(^-^)/