山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【本の紹介】早く帰りたい!仕事術

おすすめ度:★★★★☆(4/5)

読了日:2017/07/17

底本:GTD、タスクシュート、マニャーナの法則

読んだ目的

「処理する時間」のさらなる効率化

本の概要

事務ミス防止や事務の効率化に多数の著書を持つ筆者による、早く帰るための30のコツを紹介した本。

事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションなども幅広くカバーしており、今までの本よりも具体例や状況ごとのおすすめが多く読みやすかった

ポイントと示唆、すること

✔︎行動チェックリスト
◻︎レベルアップさせたい仕事を1つ選び、ゲーム感覚で1週間毎日時間記録と工夫をし、今の作業時間を1割短縮することを目指す
◻︎デスクトップのフォルダは「進行中」「保存用」「よく使うもの(のショートカット)」の3つで管理する。それぞれのフォルダ内は大分類と小分類の2階層までにする
◻︎デスクはモノを置く場所を決め必ずそこに戻す「定置管理」を徹底し、頻度順に仕切りをつけて管理する
◻︎業務フローを見える化し、全体の中での自分の役割、前後工程の仕事と担当者、自分が前工程に期待すること、後行程に期待されていることを整理して共有する

①レベルアップさせたい仕事を1つ選び、ゲーム感覚で1週間毎日時間記録と工夫をし、今の作業時間を1割短縮することを目指す(p74)
【示唆と行動】
→「ゲーム感覚で」というのが面白い。また、1週間と期間を区切ること、1度に一つだけにすることも着実に効果をあげるのに効果的
→実行。まずは毎日時間オーバーしている仕事の計画を取り上げてみよう

②デスクトップのフォルダは「進行中」「保存用」「よく使うもの(のショートカット)」の3つで管理する。それぞれのフォルダ内は大分類と小分類の2階層までにする(p90)
【示唆と行動】
→デスクトップの表示が多ければ多いほど、脳の「ノイズ」による集中力の浪費は大きい
→ただし、実践してみたところ現状行っているデスクトップのショートカット(1_●●、2_●●のようにして数字を押せばそのフォルダが選択されるようにしている)との相性がやや悪く、現状ファイルによっては探す時間が却って増えている状態
→デスクトップのすっきり感は魅力的なので、ショートカットのナンバリング含めファイルの整理ルールを見直し、全体的な効率化につなげる

③デスクはモノを置く場所を決め必ずそこに戻す「定置管理」を徹底し、頻度順に仕切りをつけて管理する(p110)
【示唆と行動】
→デスクの上は割と整理されているが、引き出しの中が混とんとしておりその中を探す時間も気になっている状態
→読後に引き出し用の小物入れ(仕切り付き)を購入し導入済み。引き出しを開けたとき中身が一目でわかる状態を概ねキープできており、時間+集中力節約的にもそこそこいい状態をキープできている
→現状維持

④業務フローを見える化し、全体の中での自分の役割、前後工程の仕事と担当者、自分が前工程に期待すること、後行程に期待されていることを整理して共有する(p151)
【示唆と行動】
→効果は高そうだが話がかなり大きく、まとまった時間を作るのがかなり難しく、また部品レベルでは確認済みであり優先度はやや落ちる
→これ専門にというより日々の業務のチェックリスト化の過程で確認していく感じか

示唆のまとめ

整理整頓による「いつでもやりたいことができる環境づくり」 が事務作業の効率化の基本にして極意

今日から始める3つのこと+3か月後(2017年11月)にどうなっていたいか

①「今日の計画」にかかる時間を記録+工夫

→1週間で1割削減(現状実績15分(見積もり10分)→13分へ)

②デスクトップを「進行中」「保存用」「よく使うショートカット」の3フォルダにし、ファイルとショートカットを整理

→開きたいファイルを迷子にならずに見つけられる(間違ったフォルダを開かない)

③引き出しの中がきれいに維持されている

→実践済み。3か月後も維持

こんな人におすすめ!

事務ミス防止や事務の効率化に多数の著書を持つ筆者による、早く帰るための30のコツを紹介した本。

事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションなども幅広くカバーしており、今までの本よりも具体例や状況ごとのおすすめが多く読みやすかった

事務ミス防止や事務の効率化の専門家による効率化の本で、事務関連だけでなく段取りやコミュニケーションも幅広く扱われており、特にPCのフォルダ管理と机の定置管理が印象に残りました。

「事務はメインではないけどいつも時間がとられてストレス!」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/