山田太郎の気づきノート

タスク管理や効率化、自分の活かし方を中心に、実践を通して得た気づきやコツを図解を交えて紹介します

【チェックリスト・ミス予防・効率化】ミス予防もスピードアップも!仕事に役立つチェックリストの効果5つ

みなさんは慣れている仕事なのにケアレスミスがなくならず「何でまたこんなミスしちゃったんだろう……自分なりに気を付けているつもりなのに……」と感じたことはありませんか?

その時に、「でももう十分気を付けているつもりだし、これ以上どう気を付ければもっとミスを減らせるんだろう……」とも思ったこともあるかもしれませんね。

この記事では、ミス予防に効果的な「チェックリスト」の5つの効果について、私自身の実践を通した気づきとともにお話しします。

効果を理解することがチェックリスト活用の第一歩ですから、ぜひ読んでみてくださいね!

チェックリストの5つの効果

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チェックリストには5つの効果があります。具体的には

ミス予防
時間短縮
集中力節約
質の安定化
説明の効率化

の5つです。以下、それぞれについて詳しく説明していきます。

ミス予防に役立つ

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チェックリストは、ミス予防に効果があります。

なぜなら、

することが書かれているため、手順を忘れない
完了したことをチェックしていくため、作業の抜けが出にくい

からです。

チェックリストを作ろうとしている人の多くは、このミス予防の効果を期待して作成するのではないでしょうか。

実際、私自身もチェックリストを活用するようになってから、同じミスを繰り返すことが大幅に減りました。感覚的には発生率5%~10%がほぼ0まで下がったように思います。

これにより、上司に叱られることも減り以前より気持ちよく働けています(笑)。

逆に、まだチェックリストを作りきれていない部分については、慣れた仕事でも今だに同じようなミスがたまに起こり、肝を冷やします(汗)。

なお、医療の分野でもチェックリストが使用されており、中心静脈カテーテル(首や足の付け根などに入れる太い点滴)の感染率低下、痛みの適切な軽減、人工呼吸器に関連する肺炎の発生率低下などの効果をあげているそうです。*1*2

時間短縮に役立つ

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チェックリストは、作業時間の短縮にも効果があります。
この理由は以下の2つです。

ミスによる手戻りが減る
「次なんだっけ?」と迷う時間がなくなる

1つ目の「ミスによる手戻りが減る」ですが、仕事が予定通り終わらない代表的な原因として、ミスによる手戻りがあります。

ミスが起こると「ミス部分に最初にかけた時間」(無駄になる)と「ミスの復旧にかける時間」の2つが余分にかかります。

自分だけが苦労するならまだしも、チームで仕事をしている場合は他の人にも迷惑をかけてしまう可能性もあります(例えば、自分が出した集計数値が間違っていたら、それを使った報告書や資料、HPなども修正する必要があります)。

すでに説明したチェックリストのミスの予防効果により、必然的にミスによる手戻りも減らすことができます。

2つ目の「迷う時間が無くなる」ですが、月に1回程度の作業はもちろん、毎日やる作業でも意外に「次何するんだっけ?」とちょっと迷う時間というのはあるものです。1つ1つは短時間でも、項目や回数が増えればそれなりの影響があります。

チェックリストはいわば作業の「カーナビ」の役目を果たし、迷いなく最短距離で目的地(作業のゴール)に連れて行ってくれます。

私自身の経験としては、「手戻りが減る」効果による「予定通り仕事を進められることが増えた」ことは、チェックリストの非常に大きな効果だと感じています。

また、事務系の仕事効率化の本でもしばしばこの「ミス予防による仕事効率化」の項目が出てくるので、専門家の間でも効果が認められているようです。

集中力節約に役立つ

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書いてある通りに「無心に」やればよいので集中力を節約でき、安心して仕事ができるというのもチェックリストの効果の1つです。

ミスをしなくても「次は〇〇をして、その次は△△をして~」と頭で順番を思い出しながら行うことは案外集中力を使うものです。

チェックリストを使えば、「作業」だけに専念できるため、温存した集中力をほかの「もっとやりがいのある仕事」に投入することができます。

また、私のようにうっかりミスが多い人の場合、失敗する→叱られる、ということを繰り返しすぎた結果、「ミスしないように集中してやらなくては」と無意識に常に考えてしまい、これにより集中力を結構消耗していまうことがあります。

そういう「行き過ぎた不安と緊張」に対しても、「チェックリスト通りにやればミスはない」と考えることで安心でき、適度な緊張感に戻すことができます(緊張のし過ぎはかえってミスを増やします)。

経験上、チェックリストをより活用するようになってから、「集中力のメリハリ」をつけるのが以前よりうまくなったと感じています。

質の安定化に役立つ

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チェックリストはするべきことが明確に示されているので、「いつでも、誰でも」安定した結果を出せます。

「いつでも」は、たとえば

やり慣れている人でもたまたま体調不良の時
トラブル対応などでバタバタしている時
年に1回しか行わないこと

などミスが起こりやすい状況でも確実に行うべきことを行うことができます。

「誰でも」は、経験がある人はもちろん、

経験がない初心者(特に、新入社員や異動したての人)
メインの人が出張や休暇で代理の人が行う必要がある場合

でも安定した結果を出せる、という意味です。

また、チェックリストを「するべきこと」として新人への教育に活用している企業もあるそうです。

また、一歩進んでチェックリストがあるということは「型」があるということなので、それを元にやったことをふり返り、成長させやすいというメリットもあります。

私の場合、優先順位の関係で書類仕事はどうしても後回しになりがちで、疲労困憊している状況で行うためミスが多い状況がありました。それが、チェックリストの活用後は同じく疲れている状態でもほぼミスなく行うことができるようになりました。

このように、「メインの仕事ではないからそれほど時間も手間も割けないが、ミスが起きると面倒くさい仕事」(苦手だけどやらなくてはいけない書類仕事など)はチェックリストのいい活用対象です。

説明の効率化に役立つ

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チェックリストは既に文字にまとめてあるものなので、見せながら説明することで説明の効率化にも役立ちます。

口頭だけでなく文字も見せながら説明できるので、説明の抜け漏れも減り、相手が聞き違いをすることが減り、聞く側がメモを取る手間も省けます。

また、限られた時間の中で「流れとポイントを説明するので、詳細はあとで自分で読んでください」とメリハリをつけることもできます。

私自身、チェックリストを整備することで、ほかの人に頼む際の自分の心理的な負担が減り出張や休暇を取りやすくなったほか、頼んだ後の質問なども減る効果がありました。

まとめ

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今回の記事では、チェックリストの5つの効果、すなわち

ミス予防
時間短縮
集中力節約
質の安定化
説明の効率化

について説明しました。

チェックリストというと「面倒くさい」というイメージがあるかもしれませんが、使ってみると少しの手間や時間に十分見合うだけのメリットがあります。

ミス予防だけでなく仕事のスピードアップや質向上のためにも、ぜひチェックリストを活用してみてくださいね!

なお、作り方や使い方のポイントはまた別途記事を書いていく予定ですのでお楽しみに!

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*1:「アナタはなぜチェックリストを使わないのか」p47~p49

*2:ただし、上記の医療分野のチェックリストはポイントを絞った「ポイント型」のチェックリストであり、本ブログで主に取り上げる「網羅型」のチェックリストとは異なる部分があります

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