【実践例・仕組み化・チェックリスト】「チェックリスト作成のためのチェックリスト」を作りました

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今回は「自分のしていることをすべてチェックリストにするにあたり、その効率化のため土台になる『チェックリスト作成のためのチェックリスト』を作ってみました」という話です。

今、仕事や自分の棚卸しもほぼ終わり、今後に向けて自分の仕事を色々改良しています（仕事の棚卸し記事はもう少々お待ちください……）。

この２月、自分を振り返ってみて、やはり自分の強みは「型」（仕組み）を作りそれを改良していくことだと改めて感じました。

裏返すとアドリブが絶望的に苦手とも言いますが、「今更自分は変えられない」（ドラッカー）ので、自分の強みを活かして自分のしていることを片っ端からチェックリスト化しようと考えています。

ちなみに、私は元々この手のことが好きなので既に出張時の持ち物チェックリストや一部の事務作業用の手順書は作っていましたが、それらも含め対象を大幅に拡大（もちろん優先順位はつけますが）し、既に作ったものも改良仕様と考えています。

ちなみに、チェックリストの効用というのは、大きく

仕事が早くなる（「思い出す時間」や「考える時間」を減らせるため、最短の作業時間で済む）
抜け漏れがなくなり安定した成果を出せる（＝それによる手戻りや予定の変更もなくなる）
集中力を温存できる（考えずに済むため、集中力を単純作業に使わず、ほかのもっと集中力を使うべき仕事に割り振れる）
仕事の「軸」となるため、細部まで含め仕事が均一化し、改良させやすい（”なんとなく”仕事をしているとポイントは押さえていても細部では「やったりやらなかったり」になりがち）
部下の育成にも役立つ（よくできたチェックリストはそのまま「初めての人でもできる」マニュアルになる）

などがあります。

これからたくさんのチェックリストを作るのに先立ち、まずは「チェックリスト作成のためのチェックリスト」を作ってみました。

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（エクセルデータを画像として張り付けたものです）

実はこれは第２版で、初版、第２版ともにそれぞれ１時間程度かけて作成しています。

ちなみにこちらが第１版。

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第２版は色使いや体裁など、使い勝手が大幅に改善しているのがよくわかると思います。

作る際に特に気を配ったのは

あたりですね。

実はこのチェックリストを作ったのは３日ほど前で、今日はこれを使いながら早速「仕事のふりかえりのためのチェックリスト」も作ってみましたが、十分合格点を与えられる実用性でした(^^)/

これを活用し、これからも片っ端から自分の仕事をチェックリスト（型）に落とし込み、改善をしていきたいと思っています。

もし、すでにこういうチェックリストを作って使いこなしている人がいたら、ぜひコメントいただければうれしいです。

もしまだこういうものを作っていない人も、こういう「軸」となるチェックリストがあると仕事の改善もとてもしやすく、かつちょっと楽しい（笑）ので、ぜひみなさんも作ってみてくださいね！

もしデータが欲しい人がいたら、その旨コメントに書き込んでいただければ送らせていただきます（他の人の役にも立てばこれに勝る喜びはありませんから……）。

これからもまた「実践例」タグを中心に自分の仕事の工夫を紹介していこうと思っていますので、楽しみにしていてくださいね！(^^)/

山田太郎の気づきノート