【タスク管理】仕事が進まない人のための、１日の仕事の進め方のコツ
こんばんは、山田太郎です。
今回は、仕事が思うように進まない！という人向けに、集中力をうまく活かしてサクサク仕事を進めるための方法についてご紹介します。
私自身、集中力を活かすことを意識し始めてから全体としての仕事のスピードアップはもちろん、一日をすっきり終われるようになりました。ぜひ読んで実践してみてくださいね！
今回の記事のポイント
一言でいうと「集中力は限られているので、集中力を多く使う仕事や優先度の高い仕事は朝早めに、単純作業やバッファは午前の最後や１日の終わりに入れる」ということです。
では、次から詳しく説明していきますね。
仕事をサクサク進める秘訣は集中力の活用にあり
仕事が思い通り進まない理由
仕事が思い通り進まない理由は、大きく３つ考えられます。
- 予定したより能率が落ちている
- 割り込み仕事が多すぎる
- そもそも見積もりが甘い
この記事では、１つ目の「能率低下」の対策についてお話しします（２つ目の「割り込みが多すぎる」の対策にもある程度なります）。
なお、３つ目の「そもそも見積もりが甘い」については、繰り返し性のあるものは時間の記録をとる→実績から見積もりを作る方法を、初めての仕事なら余裕を多めに持つのが現実的な方法でしょう。
※タスクの単位が大きい場合の見積もりについては、この本の「２点見積り法」も参考になります
yamadakameimemo.hatenablog.com
集中力は有限なガソリンのようなもの
能率低下の原因は様々なものが考えられますが、経験的に一番は「集中力切れ」ではないかと思います（みなさんもやらなければいけない仕事を前に、全然頭が働かず困ったことはありませんか？）。
ここで、集中力の特徴としては
- 有限で、「思考のガソリン」のようなもの
- タスクの種類により使えば使うだけ消費する
- 「そのタスクに必要な集中力」に足りないと仕事の能率と質が大きく下がる
- 完全に切れるとほぼ思考停止＝車でいうエンストの状態になる
また、大きな特徴として「集中力が回復するタイミングは限られている」ことがあります。
集中力が回復するタイミングとは、具体的には
- 睡眠（回復度大）
- 食事休憩（＋仮眠）（回復度中）
- 仕事中の小休憩（回復度小）
要は「限りある集中力をいかに有効に活用するかが、同じ業務時間内でより多くの成果（業務全体の能率）をあげられるかのポイント」ということです。
※集中力についてもっと知りたい方は「残業ゼロの１日１箱仕事術」（最後に関連記事でも紹介しています）という本が詳しいのでぜひ読んでみてください。yamadakameimemo.hatenablog.com
集中力の消費量はタスクにより違う
さて、この集中力ですが、実はタスクにより消費する集中力が違います。
また、その人のタイプでも消費量が違うようですが、一般的には以下のタスクは消費量が多いようです。
集中力消費が多いタスク
「苦手な仕事」は人によるでしょうが、私の場合は例えば以下のようなタスクが当てはまります。- じっくり考える必要のある仕事
- 初めての仕事
- 判断を伴う仕事
- 苦手な仕事
- 苦手な人に話しかけたりお願いをする
- 予定よりも時間がかかっているタスク（可能なら一旦仕切り直した方がよい）
「苦手な仕事」の例
なお、基本的にはそのタスクに慣れれば集中力消費はある程度減ります。- 人と会ったり電話、雑談をする（内向型のため）
- 交通費の申請や出張手続きなどの事務仕事全般（事務仕事が苦手なため）
- エクセルのマクロ（簡単なプログラムのようなもの）を作る（好きだがあまり慣れていないので）
逆に、一般的に集中力の消費が少ないと思われるのは
集中力消費が少ないタスク
などでしょうか。こちらも人により多少違いがあるでしょう。
- 何度もやったことがあり「いつも通り」にできるタスク
- 手順書などが整備されておりその通りにすればいいタスク
- 机の整理（簡単なもの）
実際のやり方
基本的な考え方
今まで説明してきたことを踏まえた集中力を活かすためのタスクの割り振りの流れとしては
- 考える仕事など、特に集中力を要する仕事（緊急でなくても）や優先度の高いタスクは朝イチにする
- 優先度がやや高いタスクを午前の早めに配置
- 優先度が普通のタスクを午後に配置
- 単純作業、割り込み仕事用のバッファ（予備時間）は集中力が下がりやすい１１時台、１６時台に配置（これは毎日の繰り返し予定にしておくとよい）
集中力の残量と合わせたイメージは、こんな感じです。
また、慣れてきたら以下の事項も考慮するとより成果があがりやすくなるでしょう。
- 集中力の波とタスクによる集中力消費は人それぞれなので、自分のタスク記録のふり返りと延期内容で評価すると精度がより高まる
- 業務の性質（月曜朝イチは電話や割り込み仕事が多い）や相手の要素（朝イチで電話をすると高率に出てもらえないなど）も考慮する
- 同じ優先度の仕事では、30分くらいの区切りごとに別の種類の仕事を入れると刺激になり集中力が維持しやすい。ただし、「やりやすい仕事でリズムを作ろう」はついつい楽な仕事ばかりになりがちなので10分程度（机の片付けなど）で切り上げる方がよい
- 苦手なタスクはマニュアルなどを整備することで集中力消費をある程度抑えられる（交通費申請メモを作ったところスピードアップ＋集中力消費も減少した）
やり方の例
参考に、私自身の予定がない日のタスクの組み方は下の画像のような感じです。
※１：朝イチ、午後イチはまだ「仕事モード」になり切れていないため、「エンジンをかける時間」としてこのような使い方をしています
※２：仕組みづくり、システムの改良など、「頼まれていないが自分の満足が高い仕事」は５～１０分でも最優先タスクに設定しています（いわゆるファーストタスク）
なお、割り込みタスクは可能な限りその場では依頼だけ受け実際に行うのは明日に回すようにしています（マニャーナの法則）。
どうしても今日中に対応が必要なもののみ、集中力の波と残りの集中力を考慮しその日の中で実行タイミングを決めています（私の場合、状況が許せば１４時前後に入れることが多いです）。
やってみて感じたメリット
私自身、４年ほどこのスタイルで仕事をして感じたメリットとしては
- 朝イチでごほうびタスクや優先度の高いタスクをすると、そのあと割り込みで計画が狂っても概ね満足して１日を終われる
- 苦手な上司への声かけを朝イチにしたらそのあとはすっきりして進めやすかった
- 以前は３時頃にじっくり考える必要のある仕事を入れたら集中力切れor割り込みがありすぎて結局できなかったが、このスタイルにしてから考える仕事が進みやすくなった
- 割り込みが多い仕事のため、集中力の波に合わせバッファを午後にまとめて取る方式から午前と午後に分割した結果、午前の仕事の延期が減り集中力を有効活用できるようになった
冒頭にも書きましたが、タスクの進みがよくなるのはもちろん、１日の終わりに「色々あったけど大事なことはちゃんとできた！」と満足度が高まったのは大きな収穫でした。
私のように割り込み仕事が多く自分の思い通りに進められない人こそ、満足度向上の意味でもぜひ試してみていただければと思います。
まとめ
ポイントのおさらい
色々お話ししましたが、ポイントは「集中力の残量を意識し、集中力を多く使う仕事や優先度の高い仕事は朝早めに、単純作業やバッファは午前の最後や１日の終わりに入れる」ということなので、まずはこれだけやってみて下さい。そして効果が出たら、そこで改めて記事を読み返して他の部分も挑戦してみていただくのがいいでしょう。
せっかく最後まで読んでいただいたので、ぜひ実践して効果を実感してみてくださいね！もし不明点などがあればお気軽にコメントいただければ必ずお返事しますので、よろしくお願いします。
「自らの最高のものを引き出す」（ドラッカー「仕事の哲学」）
