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山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【時間管理・成果・自分の活かし方】やめて、頼んで、減らして、効率化して、専念する その2(頼む)

★おすすめ記事 時間管理・効率化 成果・貢献 自分の活かし方 コミュニケーション・人間関係 画像・図解・写真付き

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自分の仕事の見直しの連続記事、今回は2回目、「頼む」についてです。

今までの記事はこちら
yamadakameimemo.hatenablog.com

やめる、頼む、減らす、効率化する、専念する……「頼む」について

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以前からお伝えしているように、していることを整理する時、この図のように

  • やめる
  • 頼む
  • 減らす
  • 効率化する
  • 専念する

この5つにわけて考えると便利です。

そして、今回はこの中の2つ目の「頼む」について

  • 私が今までやっていて効果があったこと
  • 私がこれからしようと思っていること

も含めてご説明します。

頼む~相性も考慮し、「引き受ける」とセットに

次は「頼む」です。

時間管理の本にはよく「周りをうまく巻き込みましょう!」と書いてあります。

これは基本的には正しいとは思いますが、実際には自分が忙しければ他の人も同程度に忙しいことが多く、心理的にも「頼む」のは意外にハードルがあるものです。

また、多くの場合は年度初めなどに既にある程度状況を考慮した仕事の割り振りがされていることが多いです。

ただ、

  • 本来の仕事の割り振りで自分があまり貢献できないものが割り振られている
  • ある程度高度な仕事で、自分だけではできないもの

については、頼む余地があると感じています。

本来の仕事の割り振りで自分があまり貢献できないものが割り振られている

については、例えば私は専門職で事務がからっきし苦手なのですが、なぜか事務の仕事を固定で振られていたり、とかですね(その場合は得意な事務の人に変更してもらえないか相談する)。

色々な事情はあるにせよ、明らかに相性の悪い仕事を割り当てられてしまうと時間当たりの能率も悪いので、結局は組織やお客さんへの貢献も損なわれます。
まあ、相談してもダメなら他に悪影響がない程度にほどほどにやりましょう(;^_^A

ある程度高度な仕事で、自分だけではできないもの

職場の仕事の割り振りは個々人の相性や趣味的知識(PC関係含む)は反映していないことがあり、その場合は得意な人に頼むのがいいでしょう。

例えば、私はエクセルを多少はいじれますが、効率化のためのエクセルの帳票の自動計算などはアイデアはあっても自分の手に余ることも多いです。
そういう時は、自分で30分やってダメならもっと得意な人にお願いすると、見事に期待通りのものを作ってもらえた経験があります。
特に仕事の改善・効率化など「元々人が割り当てられていない部分」を実現する時は思い出してみてくださいね。


他にポイントとしては、「頼む」だけでなく「引き受ける」もセットにする(私が何かお手伝いできることは?)ことでしょうか。
逆の立場なら「いつも仕事を増やしてくる人」はイヤですからね(;^_^A
仕事の質を上げるためとはいえ「お互い様」の精神は忘れないようにしましょう。

やっていたこと、これからすること

●私がやっていたこと
効果 項目
中  エクセルの高度な処理は得意な人にお願いする
なし 上司に苦手な事務をほかの人に振ってくれるよう依頼する

実は私は他の人に頼むのがすごく苦手(遠慮しすぎてしまう)なので、ここでやっていたことはあまり多くありません(;^_^A
そして、上司へのお願いは「ほかの人も忙しいから……」と却下されてしまいました(T_T)

●これからすること
効果 項目
中 自分が貢献を発揮できない仕事(特に本来他人の領分の仕事)については遠慮せず「~お願いできますか?」と頼む

私は押しが弱すぎて仕事の全体像から見れば本来お願いすべきことも遠慮してつい自分でやってしまったりしていました(汗)。
ここについては、仕事の貢献、そして自分自身の精神衛生上も改善していきたいですね。

おわりに

今回は、「頼む」について説明しました。

既にある程度最適化がされていることが多いですが、個人の相性や趣味的知識の面で得意な人に頼んでみること、自分も引き受ける姿勢を見せることがポイントですね!


次回は3つ目の「減らす」について説明する予定です。お楽しみに!(^^)/


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