山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【本の紹介】たった1日で即戦力になるExcelの教科書

おすすめ度:★★★★★(5/5。おすすめ!)

読了日:2017/3/3

底本:なし(この本が底本)

1.読んだ目的

エクセルをより理解し、ミスなく業務を効率化するため購入。

2.本の概要

関数を使ったフォーマットによる集計の自動化や、集計用キーを作業列として追加する考え方など、知りたかった「業務の課題を解決するためのエクセルの考え方」を学べた。

300ページ超あるので「1日」で読み切るのはちょっとキツいかも知れないが(笑)、単純な「作業書」ではなく考え方から説明してくれるとてもいい本なので、エクセルで業務の課題を解決してより成果をあげたい人にはぜひオススメしたい

3.ポイントと示唆、すること

✔︎行動チェックリスト
◻︎仕事は資料(数字)を作る作業そのものではなく、その数字について考え、語り、行動する時間を最大限確保するのが「仕事」
◻︎定期的に作成・更新する資料では、関数を表に入れたフォーマットを作成し、データを張り付けるだけで集計できるようにしておく
◻︎Excelでは「関数の日本語訳ができる」ということが非常に重要。式を見たら日本語に「翻訳」する癖をつけるとよい(p79)
◻︎条件が複雑な計算や集計(クロス集計など)では、countifs関数を長々と書くより「元データに新たに集計条件となるデータ列(作業列)を追加」し、その行を集計する方がメンテナンスがしやすくなる
◻︎式のメンテナンスや他人の作った数式の読み解きには「参照」を使うと参照関係が見やすくなり便利(「数式の表示」を行うと一括で見れる)
◻︎入力規則、シートの保護、ウィンドウ枠の固定などを使い、使いやすさと誤入力防止を両立させる
◻︎「重複の削除」は使わず、作業列にcoutif関数で重複をチェックして削除する(誤削除の報告があるため)


①仕事は資料(数字)を作る作業そのものではなく、その数字について考え、語り、行動する時間を最大限確保するのが「仕事」(p19)
【示唆と行動】
→「作業」にかかる時間は極力効率化し、その分「頭と時間を使うが価値の高い仕事」に時間を使うのは仕事術全般での肝
→実行

②定期的に作成・更新する資料では、関数を表に入れたフォーマットを作成し、データを張り付けるだけで集計できるようにしておく(p191、300)※ピボットテーブルは手数が多くミスが起こりやすい&時間がかかるので、ルーチンワークにはできるだけ使わない

【示唆と行動】
→1回1回の作業時間はピボットテーブルの方が短いかもしれないが、ピボットテーブル自体「誰でも使える」ものでもない(私自身今までほとんど使えなかった)
→定期的に使う=知らない誰かがこの先も使い続けていく、ということ。この手の作業は「作業は極力簡単に、ミスが起こらない仕組み」を組み上げる方が後々を考えると有効。この考え方は仕事全般に役立つ
→実行済み

Excelでは「関数の日本語訳ができる」ということが非常に重要。式を見たら日本語に「翻訳」する癖をつけるとよい(p79)
【示唆と行動】
→自分で書いた式も、他人の書いた式もとりあえず翻訳してみる
→読み解きを楽にするためにテーブル化と名前定義をし、構造化参照を活用する

④条件が複雑な計算や集計(クロス集計など)では、countifs関数を長々と書くより「元データに新たに集計条件となるデータ列(作業列)を追加」し、その行を集計する方がメンテナンスがしやすくなる(p143)
【示唆と行動】
→実際、countifs関数で書いたら1行で表示しきれない長大な式になった経験あり
→作業列を使用すると読み解く際に「小さな単位で」読み解くことができとても便利だった。実行済み

⑤式のメンテナンスや他人の作った数式の読み解きには「参照」を使うと参照関係が見やすくなり便利(「数式の表示」を行うと一括で見れる)(p57)
【示唆と行動】
→特に改良をした時に修正漏れのチェックで重要(実際修正漏れが見つかった経験あり)
→面倒くさいが、「完成前のチェック」には「数式の表示」での一通りのチェックを(将来数時間以上かけてミスの原因を探すよりはマシ)

⑥入力規則、シートの保護、ウィンドウ枠の固定などを使い、使いやすさと誤入力防止を両立させる
【示唆と行動】
→小ワザだが融通が利かないエクセルをうまく使うには意外に重要
→実際に作業している人にコメントをもらうだけでなく、「どうすればうまくいかなくなるか」(失敗学の逆演算)を考えると精度が上がる

⑦「重複の削除」は使わず、作業列にcoutif関数で重複をチェックして削除する(誤削除の報告があるため)(p106)
【示唆と行動】
→実行

★示唆のまとめ(統合)

仕事では「作業」の時間は極力減らすべきで、エクセルはその強力な味方になる。それなりの時間はかかっても作業列や関数フォーマットなど、「自分がいなくなっても、いつでも、誰でも使える」ものを作ることがゆくゆくは組織全体に大きく貢献する

4.3か月後にどうなっていたいか

引き継ぐ可能性のある仕事のエクセル作業は基本「誰でもできる」ものになっている

こんな人におすすめ!

関数を使ったフォーマットによる集計の自動化や、集計用キーを作業列として追加する考え方など、知りたかった「業務の課題を解決するためのエクセルの考え方」を学べる本。また、エクセルの本ですが考え方としては仕事全般に応用が聞くものが多いです。

300ページ超あるので「1日」で読み切るのはちょっとキツいかも知れませんが(笑)、単純な「作業書」ではなく考え方から説明してくれるとてもいい本なので、「毎回毎回同じ作業はもううんざり!」という人や「エクセルで業務の課題を解決してより成果をあげたい(あげ続けたい)」という人はぜひ一度読んでみてくださいね。きっと役に立つヒントが見つかるはずですよ!(^^)/

今回の本