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山田太郎(仮名)のメモ帳

生き方、時間術、プレゼンやコミュニケーション、人材育成などについて日々の気づきを書いていきます

【時間管理・仕組み化・実践例】エクセルタスク管理、はじめました

1年以上前から「紙ふせんでのタスク管理」をしていましたが、この度エクセルでのタスク管理に変えてみたらより便利で効率的になったのでご紹介します(^^)/

「紙のふせん」タスク管理、やめました

私は元々、

  • 割り込み仕事が多く、「次にすること」をすぐに、柔軟に組み替えたい
  • 色分けしてその仕事の優先度を一目でわかるようにしたい
  • 「すること」「他人待ち」「したこと」が一目でわかるようにしたい
  • 周囲への「自分がんばってます」アピール(笑。でもちゃんと本で紹介されていた効用です)

という理由で、紙ふせんでのタスク管理をしていました。


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……が、この度紙ふせんのタスク管理をやめ、エクセルに移行することにしました。
理由は

  • 紙のふせんが頻回に(1日4~5回以上)外れてしまう→つけ直す手間とストレスが大きい
  • 同僚が回覧板などを置いていく時、ふせんが外れそうで気を遣うと聞いた
  • 仕事中はほぼPCをつけているので、エクセルでも起動のタイムラグがほとんどない
  • 周囲に「仕事をしているアピール」の意味があるかよくわからなくなった(笑)

特に一番上の「ふせんがはがれてつけ直すストレス」がかなり大きく、ほぼこれだけで決め手になりました(^^;)

エクセルタスク管理、始めました

エクセルにした理由は、単純に「エクセルならはがれないから」(笑)。

単純すぎる理由ですが、逆に言うとそれだけストレスが大きかったんです(^^;)

とりあえず試しに作ってみた

先日読んだ「ずるい手抜き」という本に「最初の一歩こそ気楽に」とあったので(笑)、思いついたが金曜日にさっそく作って試してみました。

ただ、エクセルで作るとは言っても、上記のふせんのタスク管理の方法自体は十分機能していたので、それを単純にエクセルに移行する形にしただけですが。

少し長いですが詳細な仕様を巻末のおまけに書いたので、興味がある人は見てみて下さい(^^)/

そして、下が実際にやってみた画面(仕事開始前の状態)です。

f:id:yamadakamei:20160518181308p:plain

見栄えは求めていなかったので、単純に「ふせん1枚=エクセルの1セル」に置き換えた形です。

画面左から「すること」「進捗中(他人待ち)」「したこと」とだいたい画面を3分割して使っています(これも元のふせん管理を継承しています)。

そして、1日の終わりの状態がこちら

f:id:yamadakamei:20160518181320p:plain

画面左の「すること」が右の「したこと」に移っているのがよく分かると思います。

そして、朝よりずっと長い=タスクの数が多い、ということは……
はい、割り込み仕事がたくさんあったということです(^^;)」

やってみたら、意外な利点が

まだ今日含めて2日しかやっていませんが、上記の「ふせんがはがれるストレスがない」はもちろん、意外な利点がいくつかあったのでご紹介します

  • 見積もり時間の計算がラク(オートSUMですぐできる)
  • 残りの仕事の必要時間がすぐわかるので、「延期する」判断がしやすい
  • 文字が読みやすい(笑)
  • 予定外の時間がいかに多いか一目でわかる(右の「順番」がないものは全て予定外の仕事……職種的に相談が多いとはいえ、改めて見ると戦慄します(^^;)

とりあえずはこんな感じですね。

特に2番目の「その日の”引き際”がわかる」のは1日の見通しという意味でとても助かっています。

紙の時は残り時間をいちいち暗算していましたが、今は勝手に計算してくれるので「あ、今日は割り込み仕事が多いから予定通りは無理だ、これとこれは延期しよう」という判断がとてもしやすくなりました。

あと、今まで必要と知りつつなんとなく確保しなかった「バッファ時間」(想定外の出来事に対応するための余裕のある時間)を腹をくくって確保するようになりました(笑)。

ふせんだと計算が面倒くさいので、なんとなくまずいと思いつつズルズルそのままやっちゃってたんですよね……

ちなみに以前の紙バージョンだとこんな感じ。

f:id:yamadakamei:20160516214551j:plain

始めた当初の画像ですが、ふせんがはがれそうになっているのがよく分かると思います(汗)。

ちなみにもちろん私も手をこまねいていたわけではなく、強粘着のふせんを試したり色々やってみましたが、「すぐはがれる」という問題はクリアできませんでした(^^;)

おわりに

まだ始めたばかりですが、今の心境としては「もっと早く変えればよかった」と心から思います。

人間だれでもそうかもしれませんが、やはり自分で工夫して一度始めたものはなかなか引き際が難しいものですね(^^;)
でも、思い切って”食わず嫌い”だった別の方法も試して見ると案外と上手く行くものだと強く感じました。

別に、上手く行かなければ元に戻してもいいわけですしね(そういう意味では「小さく始める(変更する)」のも大事ですね)。


今タスクシュート仕事術などのやり方も取り入れながらさらに工夫しているところなので、ある程度まとまったらまた共有しようと思います(^^)/

何にせよ、今回のこのタスク管理のエクセルへの移行は、単純にタスク管理の向上だけでなく、「試してみる大切さ」を実感する出来事でした(´▽`)


「時間がない!」「頑張って働いたはずなのに達成感がない!」というみなさんも、ぜひ試してみて下さいね(^^)/


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おまけ(詳細な仕様)

◻目的
◻限られた時間で最大限の成果をあげる
◻達成目標
◻生産性アップ
◻ストレスダウン
◻仕様
◻「今日すること」が一覧できる
◻「すること」の優先度が一目でわかる
◻「やったこと」が午前と午後をわけて一目でわかる
◻「進捗中」(要確認)が一目でわかる
◻入力の手間が少ない
◻メンテナンスが楽
◻見積もり時間がわかる
◻実績時間がわかる
◻どこでも使える
◻ふせんをそのままセルにするイメージ
◻することの予定順番がわかる
◻次にすることがわかる
◻日付と曜日がわかる
◻帰宅時間がわかる
◻一言コメントが書ける(できれば)
◻1日の予定と実績で比べられる
◻「その日できなかったこと」がわかる
◻見積もりが甘かったかがわかる
◻やらないこと
◻過去の遺産を守る
◻自分のプライドを守る